Maatregelen voor een Integere Organisatie

Maatregelen voor een Integere organisatie.

Inleiding
Vandaag behandel ik de maatregelen die een organisatie moet nemen om een integere organisatie te (willen) zijn. De maatregelen zijn geschreven voor gemeenten, maar je kunt ze ook betrekkelijk simpel vertalen naar het particuliere bedrijfsleven. Dan spreken we al gauw over compliance in plaats van integriteit, maar we bedoelen hetzelfde. Het kan zijn dat bijvoorbeeld de Limburgse gemeenten al (een deel van de) maatregelen hebben doorgevoerd. Men heeft daar samen met de provincie een samenwerkingsverband die gezamenlijk integriteit aanpakt. Mocht u vragen over het beleid van uw woongemeente hebben dan kunt u daarvoor het beste de bestuurder die er over gaat, de hoeder van het integriteitsbeleid de burgemeester daar naar vragen.

Te treffen maatregelen met een omschrijving van de activiteit getiteld: “Tien over Goud” (als variant op “Tien over Rood”)

Aandacht voor integriteit
Er is een (beknopt) beleidsplan integriteit. Daarin staat vermeld waarom integriteit belangrijk is, welke maatregelen moeten worden genomen, wat het kost en wanneer wat moet worden gerealiseerd. Ook moet worden vastgelegd dat jaarlijks het onderwerp integriteit in de planning- en controlcyclus wordt opgenomen. Zo dient het onderwerp in een paragraaf integriteit van de begroting te worden opgenomen (wat willen we bereiken? en wanneer?). Ook de tussenrapportages zijn een goed middel iets te schrijven over integriteit (waar staan we?).

Als sluitstuk moet in het jaarverslag de paragraaf integriteit worden opgenomen (wat hebben we bereikt? en zijn we tevreden?) Dat laatste is dan weer input voor de volgende begrotingsparagraaf integriteit. Een goed voorbeeld hiervan is de gemeente Winterswijk. U kunt op de website van deze gemeente de desbetreffende stukken raadplegen.

Het verrichten van specifiek onderzoek naar kwetsbare handelingen, functies en processen;
Er is relevante informatie beschikbaar voor een ieder;

Alle geledingen, zowel de ambtelijke als de bestuurlijke en politieke, worden betrokken bij de ontwikkeling, de tussentijdse rapportages en de verantwoording.
Via workshops, in de vorm van dilemmatrainingen, worden de ambtelijke leiding, de ambtenaren (zittend personeel zowel als nieuwkomer) als collegeleden en raadsleden getraind in het onderkennen en afwegen van dilemma’s.

Deelaspecten een integer beleidsadvies, integer personeelsbeleid en werving en selectie worden uitgewerkt in deelnota’s /notities. De deelnota’s worden in samenspraak met personeel en ondernemingsraad opgesteld aan de hand van de output van de dilemmatrainingen. Op deze drie onderwerpen kom ik afzonderlijk terug in afzonderlijke blogs.

Gedragscode
Er is een gedragscode op zowel ambtelijk als bestuurlijk terrein.

Het aanstellen van een integriteitsfunctionaris
Er is een integriteitsfunctionaris in de organisatie aanwezig. Deze taak wordt ondergebracht bij de controller gelet op vele raakvlakken van deze functionaris met dit beleid. Een integriteitsfunctionaris ziet er op toe dat het integriteitsbeleid (op onderdelen) wordt uitgevoerd door personen in de organisatie. Hij heeft een coördinerende rol en zorgt dat anderen beleidsonderdelen uitvoeren.

Het aanstellen van een vertrouwenspersoon integriteit
Er is een vertrouwenspersoon aangesteld. Hij of zij is een vraagbaak voor een ieder in de organisatie op het gebied van integriteit. Hij kan aangeven hoe om te gaan met niet-integer gedrag van anderen of integer gedrag van die functionaris zelf (dilemma’s van het betrokken personeelslid). Hij kan ook inzicht geven in de te voeren procedure bij klokkenluiden. de vertrouwenspersoon kan zowel intern als extern worden belegd. Ik heb de voorkeur voor dat laatste om te voorkomen dat hiërarchische verhoudingen er door heen gaan spelen. Het is dan ook raadzaam hiervoor regels af te spreken.

Inkoop en aanbestedingsbeleid
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is vastgelegd. De regeling wordt jaarlijks getoetst in het kader van de rechtmatigheid. Dat is een standaard-toetsing bij het vaststellen van de getrouwheid van de jaarrekening. Het kan zijn dat er argumenten zijn om af te wijken van 2 of 3 offertes. Laat daarover het college afzonderlijk een besluit nemen en laat de regeling zo opstellen dat dat ook formeel kan.

Beschrijving van processen
De processen zijn beschreven, met name de kwetsbare processen in het kader van een goede AO/IC (administratieve organisatie en interne controle). Dit onderdeel betreft ook procedureregels bij (vermeend) niet-integer gedrag. Ook dit is een standaard-toetsing bij de jaarrekening.

Nevenwerkzaamheden
Er is een regeling voor de verplichte melding van nevenwerkzaamheden. De melding wordt in een actueel overzicht bijgehouden. De meldingen worden gekoppeld aan de openbare besluitvorming . Het is zinvol om bij medewerkers ieder 2 jaar te vragen de nevenwerk-zaamheden te actualiseren.

Openbaar maken beleid en regelingen
Alle gedragscodes en andere regelingen waarin integriteit is opgenomen worden openbaar gemaakt op de website van de gemeente en intranet.

Het beklijven van het beleid
Moet onderdeel zijn en blijven van het management, in samenwerking met de integriteitsfunctionaris. Ook is een speciale taak weggelegd voor de burgemeester. Hij of zij is op grond van de Gemeentewet “hoeder van de integriteit” in de gemeente. Maar ook de introductie van aanspreken en tegenspreken valt hieronder.

Tot slot.
Tot zover de maatregelen die een integere organisatie dichterbij brengen. Garanties zijn er niet. Het is en blijft mensenwerk. Dat is enerzijds de sterke, maar ook de zwakke schakel. En u weet de ketting is zo sterk als de zwakste schakel. Maar als wordt gewerkt aan een duurzaam integriteitsbeleid, met de bovengenoemde tien punten, via een lerende organisatie, dan zijn de voorwaarden voor een integere organisatie wel geschapen.

Mocht u vragen of opmerkingen hebben, stel ze gerust. Ik ben bereikbaar via het contactformulier op deze site. Het betreft pro deo dienstverlening.

Wat is Integriteit?

Twee dingen vanuit Limburg Integriteit

Twee dingen van Integriteit Limburg : Integriteit is geen spel maar er is wel een integriteitsspel.

“Integriteit is een groot woord voor iets dat eigenlijk redelijk eenvoudig is. Integer handelen houdt in dat je je functie adequaat en zorgvuldig uitoefent, met inachtneming van je verantwoordelijkheden en de geldende waarden en normen van goed ambtenaarschap en goed publiek bestuur”. Aldus de website van integriteitlimburg dat een initiatief is van de Werkgroep Integriteit Limburg. Die werkgroep bestaat uit het Waterschap Limburg, alle Limburgse gemeenten en de Provincie Limburg. Hiermee geven zij een beeld van het integriteitsbeleid in Limburg.

Maar er is meer. Ook als niet-Limburger staat er veel informatie op die beknopt lezenswaardig is voor een breed publiek. Ik neem de vrijheid hieronder een paar onderdelen van die website speciale aandacht te geven. Jammer genoeg heeft de website geen knoppen waarmee onderdelen op een betrekkelijk simpele manier via de sociale media kunnen worden gedeeld. Ik kies er daarom voor om dit wel te doen via mijn eigen website. Overigens kunt u ook zelf deze informatie op www.integerheuvelland.nl delen met uw achterban op de sociale media door middel van de knoppen in het blog.

De kleur blauw in dit blog geeft aan dat het om informatie gaat die afkomstig is van www.integriteitlimburg.nl en die ik u niet wilde onthouden.

Schijn van belangenverstrengeling
‘de schijn tegen’ is niet goed voor de geloofwaardigheid van de overheid. De verdenking van belangenverstrengeling hoeft niet waar te zijn om het vertrouwen in de overheid ernstig te beschadigen. Bijvoorbeeld omdat het heel lastig blijkt te zijn achteraf iets uit te kunnen leggen. Van iedereen met een publieke taak mag daarom worden verwacht alles te doen wat mogelijk en redelijk is om ook de schijn van belangenverstrengeling tegen te gaan. Dat beschermt niet alleen de geloofwaardigheid van het overheidsorgaan waar je voor werkt, maar ook jezelf tegen lastig te weerleggen beschuldigingen.

Je kunt de schijn van belangenverstrengeling bijvoorbeeld tegengaan door het niet behandelen van een kwestie van een naaste of bekende, door je te onthouden van de besluitvorming daarover of door je persoonlijk belang op de juiste plek openlijk te melden.

In veel zaken is het onderscheid tussen integer en niet-integer handelen heel helder. Iedereen zal het er over eens zijn dat je jouw invloed of positie bij de overheid niet mag gebruiken (lees: misbruiken) om jezelf, je familie, vrienden en bevriende bedrijven of instellingen te bevoordelen. Maar in de dagelijkse praktijk zijn er ook veel twijfelgevallen of dilemma’s. Kun je bijvoorbeeld wel of niet deelnemen aan een feest dat door een bedrijf wordt georganiseerd waar jouw organisatie zaken mee doet? Voor je netwerk is het mogelijk interessant, maar je kunt er ook door in een ongewenste, afhankelijke positie terechtkomen.

Heb je vragen, twijfels of sta je voor een dilemma?
Blijf er in ieder geval niet zelf mee rondlopen. Want ook het niet melden van een mogelijk ongewenste samenloop van belangen kan worden aangemerkt als een integriteitsschending. Bespreek een eventuele (schijn van) belangenverstrengeling daarom altijd met de voor jouw functie of rol aangewezen persoon. Wie dat is, kun je meestal opzoeken in de integriteitsregeling van jouw organisatie en vraag dit anders na bij je leidinggevende of de voorzitter van het orgaan waarvoor je werkt.
Uit: www.integriteitlimburg.nl

Se­rious game over in­te­gri­teit
Er is een integriteits-game ‘Zuivere Koffie’ beschikbaar voor iedereen die werkzaam is in het publieke domein. In de app krijgt de gebruiker op speelse wijze lastige morele dilemma’s en keuzes voorgelegd in de fictieve gemeente Oranjelanden. Het doel van de zogeheten ‘serious game’ is het versterken van het integriteitsbesef van bestuurders en ambtenaren, werkzaam in het publieke domein.

Na het doorlopen van de game is de speler zich meer bewust van de geldende gedragscodes en hoe deze in de dagelijkse praktijk te hanteren. Ook kan de speler zich beter verplaatsen in de dilemma’s van anderen.

De speler kruipt bij het spelen van de game ‘Zuivere koffie’ in de huid van een bestuurder of ambtenaar in de fictieve gemeente Oranjelanden. Zo heeft wethouder Lars de Grave wél erg nauwe banden met een projectontwikkelaar, die in Oranjelanden de grootste zonneweide van Nederland wil realiseren. En wat doet beleidsmedewerker Rachida Demirci als ze na afloop van haar presentatie op een symposium een duur boek van een hoogleraar aangeboden krijgt? Kan burgemeester Henneman een nieuw appartement kopen in een nieuw complex waarvoor ze zich bestuurlijk heeft ingezet?

De modulair opgebouwde game bestaat uit drie minigames en vijf afzonderlijke thema-scenario’s: gedrag in de privésfeer, belangenverstrengeling, ongewenste omgangsvormen, gebruik van bedrijfsmiddelen en omgaan met informatie.

‘Zuivere koffie’ is voor iedereen via de appstore of de playstore gratis te downloaden, op elk mobile device. En is bedoeld voor zowel (adspirant) ambtenaren als (adspirant) bestuurders.
Nb: ook geïnteresseerden die niet tot de primaire doelgroep behoren kunnen het spel gratis downloaden (toevoeging RA)
Uit: www.integriteitlimburg.nl

Management en Integriteit een twee-eenheid

Management en integriteit een twee-eenheid.

Inleiding

De eindverantwoordelijkheid voor het integriteitsbeleid ligt primair bij het management. Het management beschikt niet altijd over voldoende tijd, specifieke expertise op het gebied van integriteit en de noodzakelijke onafhankelijkheid om deze verantwoordelijkheid geheel zelfstandig invulling te kunnen geven. De belangrijkste bondgenoot van het management is daarom de integriteitsfunctionaris. Daarover meer in een afzonderlijk blog.

Het management is dus verantwoordelijk voor het voeren van integriteitsbeleid binnen de eigen (ambtelijke) organisatie. Het management vervult natuurlijk ook een voorbeeldfunctie. Managers zijn immers de belangrijkste cultuurdragers. Ook de wijze waarop het management over integriteit communiceert (de ‘tone at the top’) is bepalend voor het succes van het integriteitsbeleid.

Het kan voorkomen dat het management integriteit(sbeleid) niet voldoende prioriteit geeft of niet voldoende middelen beschikbaar stelt om aan dit beleid invulling en uitvoering te geven. Wellicht doordat het in de vooronderstelling leeft dat er feitelijk geen integriteitsprobleem is dat aandacht en actie vergt of doordat het integriteitsbeleid ziet als een schriftelijk stuk, een notitie en niet als iets dat dagelijks aan de orde is en medewerkers rechtstreeks in hun werkzaamheden raakt.  Er kunnen vele redenen zijn waarom het management niet als vanzelfsprekend de verantwoordelijkheid voor het integriteitsbeleid oppakt: geen urgentiebesef, ‘we hebben toch al een code’, andere prioriteiten, onvoldoende inzicht in het belang en de betekenis van integriteit voor de organisatie. Dan is bijstelling door het bestuur van de organisatie gewenst.

De rollen en verantwoordelijkheden van het management

Het management is zoals geschreven primair verantwoordelijk voor het integriteitsbeleid van de ambtelijke organisatie. Managers zullen eerst moeten bepalen wat hun visie is op integriteit en integriteitsbeleid. Wat betekent integriteit voor de organisatie? Waar en wanneer speelt integriteit in de organisatie? Wat is het ambitieniveau en hoe bereiken we de doelstellingen? Welke concrete instrumenten zijn er en welke willen we inzetten? Welke keuzes moeten er worden gemaakt en wat zijn hierbij relevante criteria? Het management zal niet alleen het initiatief moeten nemen tot het formuleren van beleid, het zal er ook voor moeten zorgen dat het beleid daadwerkelijk wordt geïmplementeerd en verankerd. En het zal ervoor moeten zorgen dat in de hele organisatie, van hoog tot laag, noodzaak en belang van integriteit doordringen. Dat is dus inclusief de bestuurlijke organisatie. Als “link” is bij gemeenten de driehoek gemeentesecretaris, raadsgriffier en integriteitsfunctionaris daarvoor ingesteld.

Codes, procedures, trainingen, discussies en toezicht gaan daadwerkelijk bijdragen aan de integriteit van de organisatie. Het is echter de cultuur van de organisatie die het gedrag van medewerkers in sterke mate beïnvloedt. Managers zijn de belangrijkste cultuurdragers. In de ogen van de medewerkers bepaalt het gedrag van leidinggevenden de norm: wat een leidinggevende doet biedt in zichzelf een rechtvaardiging voor medewerkers om hetzelfde te doen. Oftewel, medewerkers letten voortdurend op de leiding en het gedrag van de manager wordt niet alleen gadegeslagen en doorverteld, maar dikwijls ook uitvergroot.

Het management zal dus niet alleen zorg moeten dragen voor het beleid, het zal ook zelf het goede voorbeeld moeten geven. Om succesvol integriteitsbeleid te kunnen voeren moet het management in ieder geval:

– Vertellen en laten zien dat het integriteit belangrijk vindt;
– proactief zijn en zelf integriteitszaken of dilemma’s aankaarten of op de agenda zetten;
– voorbeeldgedrag tonen, in daad en woord;
– zich aan afspraken, regels en procedures houden;
– de regels weten te vinden, inhoudelijk kennen en uitdragen;
– oog hebben voor en aansluiten bij (dilemma’s in) de dagelijkse praktijk van medewerkers;
– voorkomen om zelf de schijn tegen te hebben;
– zich kwetsbaar durven opstellen;
– medewerkers en collega-managers aanspreken op hun gedrag;
– verantwoordelijkheid nemen voor de organisatiestructuur en -cultuur;
– toegankelijk zijn (open deur beleid, tijd geven, openstaan voor gesprekken of vragen en dilemma’s);
– een rechte rug hebben en kordaat optreden als het moet,ongeacht rangen en standen;
– voldoende middelen beschikbaar stellen voor integriteitsbeleid (tijd, geld, menskracht, scholing).

Kanttekening
Integriteit heeft in de alledaagse praktijk nog al te vaak een negatieve bijklank.
Meestal komt het vooral ter sprake rondom een incident of een vermoeden daarvan, of wordt integriteit in de eerste plaats opgevat als inperkende of juist zinloze regeldrang. Geen onderwerp waarmee een manager makkelijk kan ‘scoren’ dus. Toch is het van essentieel belang voor het succes van het integriteitsbeleid dat het een punt van frequente aandacht is van het management en dat aansluiting wordt gezocht bij de dagelijkse werkzaamheden van management en medewerkers en hierbij concrete, nuttige hulpmiddelen en ondersteuning worden geboden.

Suggesties voor het management om integriteit tot een succes te maken.  

Praktijkvoorbeelden bespreken
Bespreek voorbeelden en vragen van medewerkers en geef een optimaal antwoord of gedragslijn. Ik wijs hierbij op de enorme impact van het voorbeeldgedrag van leidinggevenden. Met goede vragen en voorbeelden wordt de breedte van integriteit in het dagelijkse werk zichtbaar en het belang dat medewerkers hechten aan effectieve sturing. Daarnaast kunnen de managers de boodschap die zij uitdragen in interviews, speeches, artikelen en andere gepubliceerde teksten bespreken. Daarbij kan de zichtbaarheid en consistentie van de boodschap die zij uitdragen en de manier waarop de boodschap door de medewerkers wordt gehoord duidelijk worden.

Onderzoeksresultaten bespreken
Dit kan bijvoorbeeld het jaarverslag of een voortgangsrapportage zijn, of een rapport van de Rekenkamer of de Ombudsman. Ook lenen de resultaten van een onderzoek onder een representatieve steekproef van het werknemersbestand zich hier goed voor. Bevraag de medewerkers op integriteit, het morele klimaat en hun perceptie van het management. Gebruik de resultaten om belangrijke onderwerpen bespreekbaar te maken en onderzoek (of ontwikkel) strategieën om de aandacht voor integriteit te versterken. Een alternatief is het uitvoeren van een kwetsbaarheidsonderzoek of risicoanalyse waarmee de organisatie inzicht krijgt in kwetsbare processen, integriteitsrisico’s, de mate van volwassenheid van het beleid en mogelijke aanbevelingen ter verbetering daarvan.

Incidenten bespreken
Incidenten kunnen worden gebruikt om integriteit op de agenda van de top te krijgen, te bespreken en vervolgens in maandrapportages aan het overige management en in het jaarverslag een totaaloverzicht te bieden. Een nadeel van integriteit via incidenten bespreekbaar maken, is dat het vaak defensieve reacties oproept en dat de nadruk gemakkelijk op het voorkomen van incidenten komt te liggen (negatieve aanpak) in plaats van op het bevorderen van goed gedrag (positieve aanpak). Belangrijke vuistregels bij het leren van incidenten: pas op dat er tijdens managementoverleg bij het bespreken van incidenten naar elkaar wordt gewezen (aanvallen) of dat men zich beperkt tot ‘ach en wee’ roepen en onnodige details uitwisselen (discussie blijft beperkt tot anekdotisch niveau) zonder dat dit tot lessen leidt. Bedenk dat niemand het prettig vindt om onderwerp van roddel te zijn. Productiever is wanneer gegevens worden gebruikt om te vergelijken: dat speelt bij jou, hoe zit het dan bij mij (nadruk ligt dan op bewustwording en leereffecten).

Opleiding en kennisoverdracht
Het management moet inzicht verwerven in hun cruciale rol bij het bevorderen van een sterke integriteitscultuur. Artikelen, rapporten, speeches, krantenberichten, etc. dienen onder de aandacht van het management te komen die laten zien hoe integriteit steeds opnieuw een belangrijke rol speelt in de manier waarop zij hun werk doen. Organiseer workshops waarin het management nadenkt over hun voorbeeldrol (wat houdt die rol concreet in?) en men handvatten krijgt om hieraan invulling te geven.

Best practices bespreken
Managers willen niet zelf steeds het wiel uit hoeven vinden. Laat onderzoeken hoe in andere organisaties het  management wordt betrokken bij integriteitsactiviteiten.

Het belang en de betekenis van integriteit communiceren
Om integriteit op een positieve manier onder de aandacht te brengen is het belangrijk om constant, juist ook als er geen incidenten zijn, over belang en betekenis van integriteit te communiceren. Wanneer er een incident is, dan is er bij medewerkers van de organisatie veel aandacht voor integriteit, maar dat is veelal negatieve aandacht: er is iets mis. Het betreft vaak een incident in de letterlijke betekenis van het woord: iets wat niet vaak voorkomt, en vaak meer met misbruik van bevoegdheden of mogelijkheden te maken heeft dan van het eigenlijke gebruik van die mogelijkheden of bevoegdheden zoals dat voor de meeste werknemers tot de dagelijkse praktijk hoort. Veel van de tijd en aandacht van de manager gaan dan zitten in het temperen van geruchten en speculaties. Door alleen dergelijke incidenten aan te grijpen om over integriteit te communiceren, zullen medewerkers integriteit altijd associëren met incidenten. Beter is het om elke gelegenheid aan te grijpen om op enigerlei wijze te communiceren over integriteit. Bij een nieuwe notitie, een nieuwe procedure, bij het uitkomen van het jaarverslag, bij het benoemen van vertrouwenspersonen, of bij het afleggen van de ambtseed ten overstaan van de burgemeester.

Heeft u vragen of opmerkingen? Mail mij gerust. Mijn mailadres kunt u vinden op www.integerheuvelland.nl