Waarom Aanspreken? Een kwestie van cultuur.

Waarom aanspreken? Een kwestie van cultuur.

In de ideale wereld zijn er geen problemen, doet iedereen wat hij moet doen en heeft  niemand last van een ander. Helaas, we leven niet in een ideale wereld. Soms heb je last van elkaar. Soms doen collega’s dingen die niet mogen, bewust of onbewust. Dan kun je je collega aanspreken. Vandaag staat daarom het onderwerp het hoe en waarom van aanspreken in dit blog centraal. 

Inleiding
Aanspreken is de meest directe manier om een collega te laten weten dat je graag zou willen dat hij zich anders gedraagt. Dat je last hebt van zijn gedrag. Of dat de organisatie, burgers of andere collega’s er last van hebben. Door elkaar aan te spreken kun je elkaar corrigeren, zodat het ongewenste gedrag ophoudt. Dat is in het belang van de medewerker(s), het team, de organisatie en uiteindelijk de burger c.q. de klant. Maar ook in het belang van een integere organisatie.

Wat is aanspreken?
Een collega aanspreken betekent dat je hem vertelt wat jij vindt van zijn gedrag, met als doel dit gedrag bij te sturen zodat hij zich in de toekomst anders gedraagt.

Veel mensen vinden aanspreken een vervelend woord dat alleen maar negatieve emoties oproept. Toch wil ik vastgehouden aan het woord aanspreken. In de eerste plaats omdat dit in veel gedragscodes over integriteit wordt genoemd. Daarnaast zijn er helemaal geen goede redenen om bij aanspreken alleen maar te denken aan negatieve en vervelende dingen. Aanspreken is namelijk een vaardigheid, die je kunt verbeteren door oefening en door toepassing in de praktijk. Wanneer je die vaardigheid onder de knie hebt, zul je vanzelf zien dat elkaar aanspreken helemaal niet vervelend hoeft te zijn.

Waarom is aanspreken belangrijk?
Door elkaar aan te spreken maak je elkaar duidelijk hoe een ander bepaald gedrag ziet. Je hoeft niet meer te raden waarom iemand doet wat hij doet, hij kan het je uitleggen. Aanspreken is daarmee ook de beste manier om als collega’s van elkaar te leren. Tegelijkertijd zorgt het voor een goede werkrelatie en een goede werksfeer.

Waarom is aanspreken lastig?
Aanspreken is niet gemakkelijk. Veel mensen zien elkaar aanspreken als een vorm van ruzie maken. Collega’s zijn van elkaar afhankelijk, morgen heb je elkaar weer nodig dus kun je beter geen ruzie maken. Aanspreken is nog lastiger wanneer die collega een hiërarchisch hogere positie bekleedt of heel erg populair is bij andere collega’s. Dan kan aanspreken zich als een boemerang tegen je keren. Medewerkers zijn bang dat ze worden neergezet als een bemoeial en betweter, als een moraalridder. Toch hoeft elkaar aanspreken niet gelijk te staan met een vorm van ruzie maken.

Aanspreken is soms lastig, maar gelukkig kun je aanspreken leren. Interessant is dat elkaar aanspreken  belangrijk is om de samenwerking te verbeteren, terwijl veel mensen bang zijn dat elkaar aanspreken de goede samenwerking juist in de weg staat. Het ingewikkelde van aanspreken is dus dat de reden om elkaar aan te spreken (we moeten met elkaar samenwerken) precies ook de reden is waarom aanspreken zo moeilijk is (we moeten met elkaar samenwerken). Zijn al die angsten terecht? Misschien wel.

Natuurlijk is het lastig om een collega aan te spreken, zeker als dat ook nog iemand is die hoger is in rang. Natuurlijk is het niet leuk om een conflict met iemand te hebben. Maar dat hoeft ook helemaal niet. De kunst is om elkaar op een goede manier aan te spreken. En om op een goede manier te reageren als een collega jou aanspreekt.

Zolang je collega’s aanspreekt op volstrekt normale afspraken, normen en regels, is er niets aan de hand. Aanspreken is ook niet hetzelfde als iemand anders jouw wil opleggen. Wanneer je een collega aanspreekt dan doe je een verzoek om zijn gedrag te veranderen.

Wel over spreken maar niet toepassen*
Of medewerkers elkaar aanspreken hangt onder andere af van of ze nut en noodzaak inzien van elkaar aanspreken, of ze weten hoe ze elkaar moeten aanspreken en of de leiding het aanspreken aanmoedigt en beloont. Veel wordt gesproken over aanspreken, maar we doen het bijna nooit. We vinden dat het nodig is, om te leren, onze doelen te realiseren en de werksfeer goed te houden. Goed aanspreken is lastiger omdat het niet zit in wat we doen, het zit in hoe we er over denken. Aanspreken gaat niet alleen over kritiek geven, maar ook over kleur bekennen. Het gaat over tolerantie én grenzen stellen, over aanspreken én aanspreekbaar zijn. Aanspreken is daarbij een essentieel onderdeel van een integere organisatie.

Wat zijn de voordelen van aanspreken*
Anderen hebben jouw spiegel nodig om in hun dode hoek te kijken. De collectieve lat gaat weer omhoog, de veiligheid op de werkvloer neemt toe en het team wordt eindelijk één team. Er is minder kans op een burnout en vooral: je kunt jezelf in de spiegel blijven aankijken. Als we elkaar vaker aanspreken kunnen we productiever zijn, meer omzet realiseren, meer kosten besparen en het verloop en verzuim wordt teruggedrongen. Met wel meer dan 10%. Investeren in aanspreken leidt niet alleen tot een betere, integere organisatie en samenwerking, maar levert dus ook geld op.

Rol management
Een organisatie kan in een gedragscode vermelden dat elkaar aanspreken belangrijk is. Dan is het wel zo eerlijk dat het management de medewerkers daar ook bij helpt. Een belangrijke verantwoordelijkheid van het management is het versterken van het zelfcorrigerend vermogen van de organisatie. Een manager kan immers niet alles zien. Hij moet dat niet eens willen. Ook kennen de verschillende vormen van toezicht hiaten: geen enkel systeem is perfect. Het is daarom raadzaam erin te investeren dat de medewerkers elkaar aanspreken en een misstand zo nodig melden.

Randvoorwaarden die een aanspreekcultuur mogelijk maken en bevorderen:
De waarden en normen van de organisatie zijn duidelijk. Het management geeft het goede voorbeeld door medewerkers op de juiste manier aan te spreken. De medewerkers worden aangemoedigd het management aan te spreken wanneer daar aanleiding voor is. Duidelijk wordt gemaakt dat alle medewerkers gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de integriteit van de organisatie. Aan wordt gegeven dat bij ongewenst gedrag elkaar aanspreken de eerste stap is. De medewerkers worden getraind in aanspreek-vaardigheden. Medewerkers die in de problemen komen doordat ze te goeder trouw een collega hebben aangesproken worden ondersteund. Er is een duidelijke procedure om misstanden te melden. Een aanspreekcultuur is ingebed en wordt ondersteund door een breed en samenhangend integriteitsbeleid, zoals heldere kaders, richtlijnen en structuren waarin het elkaar aanspreken mogelijk wordt gemaakt. Ook in het personeelsbeleid moet het aanspreken een belangrijke plaats krijgen. Door er tijdens de werving- en selectieprocedure op te wijzen en het te benadrukken tijdens het  introductieprogramma. Daarnaast dient  dit aan de orde gesteld te worden in functionerings- voortgangs- en beoordelingsgesprekken. Maar ook bij exitgesprekken is dit zinvol.

*alinea’s zijn ontleend aan het boek “Aanspreken? Gewoon doen!” van Gytha Heins.

Aanspreken niet mogelijk
Er kunnen zich situaties voordoen waarin medewerkers geen of onvoldoende gehoor vinden bij collega’s en management of geen vertrouwen hebben in deze gesprekspartners. Voor die situaties moeten mensen de vertrouwenspersoon integriteit kunnen vinden en in het ergste geval beschermd als klokkenluider kunnen optreden. Dat moet als een laatste redmiddel worden gezien door beide partijen. Alleen al het feit dat iemand als klokkenluider kan optreden moet beide partijen er van overtuigen dat men er gezamenlijk uit moet komen: in het belang van de gemeenschap of de organisatie.

Tot slot
Dit blog is een pleidooi om tot een aanspreekcultuur over te gaan en is een aanvulling op de meer praktische handleiding in mijn eerdere blog. Voor vragen of opmerkingen kunt u terecht bij: integriteitinhetheuvelland@gmail.com

Aanspreken en aangesproken worden

Harmonie en stekelig gaat best samen vandaar deze foto.

Vandaag geef ik praktische tips bij aanspreken en aangesproken worden bij ongewenst gedrag. Dat ongewenste gedrag op de werkvloer en een veilige werkomgeving staat vandaag de dag in de belangstelling.

Aanspreken is vaak lastig maar levert hopelijk wel een goed resultaat op: je collega legt uit waarom zijn gedrag toch gepast is. Dat kan, mogelijk heb je de situatie verkeerd ingeschat omdat je niet alles ziet. Of je collega geeft aan dat je gelijk hebt en verandert zijn gedrag.

De Ik-boodschap in plaats van de Jij-boodschap

Elkaar aanspreken gaat vaak mis doordat de aangesprokene zich aangevallen voelt. De kunst van het aanspreken is dat je een ik-boodschap geeft en geen jij-boodschap. Een ik-boodschap is een uitspraak over jezelf. Daarmee voorkom je dat je de ander kleineert. Met een jij-boodschap geef je aan dat de ander fout is: ‘Jij denkt alleen maar aan jezelf en daarom moet ik nu na vijf uur doorwerken’. De jij-boodschap impliceert een goed-fout schema: ik ben goed en jij bent fout. Misschien is dat waar, maar je laat de aangesprokene weinig ruimte om zich anders dan defensief op te stellen. Jij-boodschappen roepen het beeld op van het belerende en moraliserende vingertje en dat leidt vaak tot defensieve reacties. Met een ik-boodschap maak je je ongenoegen kenbaar, maar geef je de ander ruimte om uit te leggen waarom hij denkt dat hij goed zit. Het is geen directe aanval op de ander. Een ik-boodschap is een boodschap die jij uitzendt over hoe je iets beleeft. Je vertelt de ander hiermee op een eerlijke, open en duidelijke manier wat zijn gedrag voor je betekent en wat je gevoelens daarbij zijn.

De opbouw van een ik-boodschap: 

1. Benoem het gedrag van de ander zonder daar een waardeoordeel over uit te spreken;
2. Benoem het gevoel dat dit bij je oproept;
3. Benoem de reden voor je gevoel.

Voorbeeld:

1. ‘Je komt geregeld te laat op de werkbesprekingen’
2. ‘Dat irriteert me’
3. ‘Omdat we dan met zijn vieren voor niets zitten te wachten’

Voorbeeld:

1. ‘Je praat steeds heel hard door de telefoon’
2. ‘Ik vind dat vervelend’
3. ‘Ik kan me daardoor niet concentreren’

Schema aanspreken en aangesproken worden

In onderstaand schema geef ik de 7 stappen weer die in een aanspraakgesprek aan de orde dienen te komen. 7 stappen voor degene die aanspreekt en 7 stappen voor degene die aangesproken wordt. Het credo hierbij is blijf oefenen! In trainingen gaf is deze stappen op een briefje aan de cursisten. Op een A5-je aan de voorkant aanspreken en aan de andere kant aangesproken. Tenslotte kun je soms aanspreken en soms aangesproken worden.

Woord vooraf: respectvol handelen is de stelregel

Voor mensen die aanspreken geldt het volgende.

Mensen die worden aangesproken, reageren soms heel defensief: ze gaan zich meteen verdedigen, ze ontkennen, ze wijzen naar anderen of ze lopen gewoon weg. Dat is allemaal niet nodig, mits de aanspreker de hoofdregel in acht neemt: behandel de ander met respect en laat hem in zijn waarde. Stel je open en eerlijk op, luister en geef je collega de ruimte om fouten toe te geven en excuses aan te bieden. Spreek niet op verwijtende toon. Zorg ervoor dat het een open gesprek blijft waarin je niet jouw wil wilt opleggen. Respect is geen garantie voor succes. Je collega kan nog steeds boos worden of weglopen. Maar de kans op een succesvol gesprek wordt veel groter. En je collega heeft dan eigenlijk ook geen goede redenen om zich defensief op te stellen. Respect is geen trucje en ook geen stap in het gesprek. Het gesprek begint en eindigt met respect en het moet voortdurend aanwezig zijn. Bij iedere stap, bij iedere uiting. Respect gaat daarom vooraf aan het gesprek. Als je denkt dat je geen respect voor je collega kunt opbrengen, heb je een heel ander probleem. Dat probleem laat zich niet oplossen met een aanspreekgesprek.

Voor mensen die aangesproken worden geldt het volgende.

Mensen die worden aangesproken, reageren soms heel defensief: ze gaan zichzelf meteen verdedigen, ze ontkennen, ze wijzen naar anderen of lopen gewoon weg. Dat is helemaal niet nodig. Ga ervan uit dat de collega die jou aanspreekt dit ook moeilijk vindt. En dat hij de hoofdregel kent: respect. Dat betekent dat hij je niet wil veroordelen, maar dat hij je iets wil vertellen waar je waarschijnlijk iets van kunt leren. Stel je daarom open en eerlijk op, luister goed en vraag door als je iets niet begrijpt. Emoties zijn zeker niet verboden, maar laat je er niet door leiden: benoem ze en geef je collega de ruimte erop te reageren. Voel je toch dat je ‘dichtslaat’, vraag je collega dan of jullie het gesprek op een ander moment kunnen voortzetten. Maak onderscheid tussen het onderwerp waarop je wordt aangesproken en de manier waarop je wordt aangesproken.

7 stappen bij Aanspreken
Stap 1. Benoem het doel van het gesprek
Stap 2. Beschrijf de waarneming
Stap 3. Vertel welk effect het gedrag heeft op jezelf door middel van de ik-boodschap (zie hierboven)
Stap 4. Geef de ander ruimte om te reageren en controleer of de boodschap is overgekomen
Stap 5. Zoek samen naar alternatieven
Stap 6. Maak afspraken voor het vervolg
Stap 7. Bedank je collega

7 stappen bij Aangesproken worden
Stap 1. Accepteer het doel van het gesprek
Stap 2. Luister aandachtig
Stap 3. Probeer de ander te begrijpen en vraag door
Stap 4. Vat samen wat je hebt gehoord en hoe je de boodschap hebt begrepen
Stap 5. Vraag om suggesties of tips
Stap 6. Maak afspraken voor het vervolg
Stap 7. Bedank je collega

Tot zover
Nu staat niets meer in de weg om tot aanspreken over te gaan.
Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben stel ze gerust via mijn mailadres integriteitinhetheuvelland@gmail.com

De rotte appel en de rotte mand in Integriteitsland.

De rotte appel en de rotte mand in integriteitsland.

Vandaag een blog over de (rotte) appel en de (rotte) mand in integriteitskwesties. Beide worden als metafoor gebruikt om aan te geven of het nu een medewerker (de appel) is die niet integer handelt of de mand (de organisatie) niet op integer handelen is gericht. Dit blog is ook aan de actualiteit ontleend. Recente voorbeelden spreken boekdelen: het gaat om de medewerker die zich niet veilig waant en de organisatie is niet altijd in staat (gebleken) om die individuele veiligheid  structureel te bieden. 

De rotte appel én de rotte mand
Een veelvoorkomende reactie op integriteitsincidenten is om in de organisatie te zoeken naar de spreekwoordelijke ‘rotte appels’, de niet-integere medewerker. Door deze ‘slechte karakters’ te bestraffen of uit de organisatie te verwijderen, zou het integriteitsprobleem opgelost zijn. Deze kijk op integriteit blijkt echter veel te simpel.

Het belangrijkste bezwaar tegen de theorie van de rotte appels is dat niet-integer handelen niet alleen een kwestie is van karakter, genen of opvoeding. Het wordt ook in belangrijke mate bepaald door invloeden van de situatie waarin iemand handelt en werkt. Dit kunnen invloeden zijn in de werk- en/of leefomgeving, bijvoorbeeld collega’s, afdeling/departement, maar ook beleidsdoelen/targets, opdrachtgevers/politiek krachtenveld of familie. Met andere woorden: de organisatiecultuur en -structuur hebben een belangrijke invloed op iemands gedrag. Het gaat dus niet alleen om de kwaliteit van de appel, maar evenzeer om de kwaliteit van de ‘mand’.

Lastige boodschap van een rotte mand
Dat ook omgevingsfactoren (de ‘mand’) een belangrijke rol spelen, blijkt een lastige bood-schap. Vaak vinden we het zelf al niet eenvoudig om precies aan te geven waarom we iets doen. Bovendien geven mensen meestal moeilijk toe dat ze zijn beïnvloed door krachten uit hun (sociale) omgeving. Het  blijkt dat we onszelf stelselmatig veel meer macht over een situatie toeschrijven dan we werkelijk hebben. Tegelijkertijd erkennen we onvoldoende welke invloed die omgeving op ons uitoefent. Deze ingebakken inschattingsfout maakt het extra moeilijk om inzicht te krijgen in motieven voor (niet-)integer handelen.

Niet-integer gedrag is bijna altijd het resultaat van een optelsom van factoren die kunnen worden toegerekend aan zowel de persoon als de omgeving. Een eenzijdige gerichtheid op één verklaring van gedrag moeten we dus zien te vermijden. Integriteitsbeleid kan daarom niet volstaan met het detecteren van ‘rotte appels’.Om recht te kunnen doen aan de omgevingsfactoren is het nodig om die factoren zo goed mogelijk in kaart te brengen en de medewerkers ervan bewust te maken.

Bewustwording alleen volstaat echter niet. Medewerkers moeten ook het idee hebben dat ze met hun oordelen, beslissingen en kritiek ergens heen kunnen (leidinggevende, integriteits-functionaris, vertrouwenspersoon integriteit) en dat er iets met hun oordelen wordt gedaan. Tevens zal de leiding ondubbelzinnige signalen moeten afgeven over het belang en de betekenis van het integriteitsbeleid. Ook is adequaat toezicht nodig van de (direct) leidinggevenden op medewerkers.

Karakter rotte appel: een dominante rotte appel
Integriteit is niet alleen een kwestie van genen en opvoeding. De werknemer in kwestie geldt echter wel als een gerespecteerd collega die succesvol, deskundig en slagvaardig optreedt. Wel is er een verband gevonden tussen niet-integer handelen en een dominante persoonlijkheid. Dominante persoonlijkheden krijgen eerder dingen voor elkaar en zoeken vaker de grenzen van hun bevoegdheden op dan minder dominante collega’s.

Hoe verklaren we niet-integer gedrag?

De morele kwestie wegredeneren
Mensen kunnen de morele aspecten van een situatie (bewust of onbewust) ‘wegredeneren’ door de werkelijkheid op een bepaalde manier te benoemen. Daardoor  kunnen rechten, belangen, wensen en het welzijn van concrete individuen uit het zicht verdwijnen. Ook is de neiging groot om allerlei morele waarden liever in termen van euro’s te gieten, waardoor de belanghebbenden uit beeld verdwijnen. Een andere vorm is die van het eufemisme als beschrijving van de werkelijkheid, om de morele lading te camoufleren.

Verschil tussen oordelen en doen
Zorgvuldig oordelen is één, handelen conform dit oordeel is een tweede. De medewerker moet de situatie beschouwen als zijn of haar ‘pakkie an’, er verantwoordelijkheid voor nemen en het ook echt doen. Dat is soms een lastige opgave. Als het gaat om echt datgene te doen waarvan men vindt dat het zou moeten, blijkt de mens zeer bedreven in het zichzelf voor de gek houden.

Morele excuses
Excuses zijn niet-steekhoudende argumenten die we gebruiken om te rechtvaardigen dat we onze verantwoordelijkheid verzaken. We verklaren waarom we niet mogen worden aangesproken op niet-integer gedrag en waarom ons niets te verwijten valt. Met andere woorden: met excuses ontkennen we dat we verantwoordelijk zijn terwijl we dat wel degelijk zijn.

Initiatief en verantwoordelijkheid: niemand doet iets
Een belangrijke stap in integer gedrag is het omzetten van een oordeel in een handeling.  Kortom: doen wat we zeggen en verantwoordelijkheid nemen voor een besluit, een handeling of een situatie. In organisaties, waarbij we te maken hebben met gedeelde verantwoordelijkheden, kan al snel het ‘vele handen’-probleem ontstaan: veel medewerkers die iets ‘vinden’, maar niemand die iets doet.

Groepsprocessen
Status verwerven binnen de groep is een belangrijke verklaring voor niet-integer gedrag. Mensen zijn gemotiveerd om hun status te verhogen, omdat daarmee hun zelfwaardering toeneemt. Dat kan ertoe leiden dat mensen zich niet-integer gedragen. Op die manier besmetten medewerkers elkaar met een druk om bepaald gedrag te vertonen. Groepen en groepsleden zijn zich daar over het algemeen niet van bewust.

Invloed van een autoriteit
Mensen doen in het algemeen wat van ze gevraagd wordt. Bovendien is  gedrag van leidinggevenden van grote invloed op het gedrag van medewerkers en een belangrijke integriteitsfactor in de organisatie. Mensen laten zich leiden door allerlei krachten uit hun (sociale) omgeving van collega’s of leidinggevenden, burgers of buren, klanten of opdrachtgevers. Doorgaans onderschatten we die invloed op ons eigen gedrag, ook al is dat duidelijk aangetoond.

We willen niet afwijken van een gekozen lijn
Mensen houden bij voorkeur vast aan een gekozen (beleids-)lijn, ook al zijn er duidelijke aanwijzingen dat die lijn niet leidt tot het gewenste resultaat. Bekend zijn de voorbeelden van projecten die worden voortgezet ondanks dat ze niet meer wenselijk blijken. Men gaat er toch mee door omdat er in het verleden al veel geld, energie en mensuren in zijn geïnvesteerd.

Groepsgedrag
Doorgaans passen mensen zich aan aan de omgeving waarin ze werken en kopiëren ze het gedrag van anderen in hun nabijheid. De groep bepaalt de norm. Deze processen onttrekken zich vaak aan het directe zicht.

Organisatorische prikkels
Mensen zijn geneigd te doen wat wordt beloond en te vermijden wat wordt bestraft. Hoe logisch dit ook klinkt, er zijn nog tal van organisaties waar integer gedrag niet (expliciet) wordt aangemoedigd en niet-integer gedrag niet wordt gestraft of soms zelfs (impliciet) beloond. Wanneer bijvoorbeeld louter wordt gestuurd op financiële targets, kan dat ten koste gaan van andere verantwoordelijkheden (regels, zorgvuldigheid, kwaliteit, klantgerichtheid).

Complex van deelhandelingen
Vaak is er sprake van een complex samenstel van moeilijk te onderscheiden deelhandeling-en. Over elke deel-handeling kan vervolgens verschil van interpretatie bestaan: vaak zien medewerkers  die voor bepaald gedrag door de strafrechter zijn veroordeeld, dit gedrag zelf niet als niet-integer, ook niet na de veroordeling. Waar het omslagpunt precies ligt is voor zowel betrokkene als zijn of haar collega’s moeilijk vast te stellen en elke specifieke gedraging (een zakenlunch, een etentje, een gezamenlijke reis) kan door iedereen anders worden geïnterpreteerd.

Glijdende schaal
Vaak is sprake van een geleidelijk proces dat tot een niet-integere uitkomst heeft geleid, waarin elke deelhandeling weer uiteenlopend kan worden beoordeeld.

Bewust en onbewust, rationeel en gevoelsmatig
Invloeden uit de situatie waarin iemand verkeert speelt een belangrijke rol. Bovendien wordt de kracht van die invloeden meestal onderschat. Zo blijkt niet alleen materieel gewin een belangrijk motief voor niet-integer handelen,  maar bijvoorbeeld ook vriendschap, liefde, status en indruk maken op vrienden. Dat betekent ook dat meer en minder bewuste, rationele en gevoelsmatige handelingen samengaan.

Geen aanspreek- en tegenspraakcultuur
In veel gevallen van niet-integer handelen zijn er in de omgeving van de betreffende medewerker  onvoldoende of geen remmende krachten. Het ontbreekt dan bijvoorbeeld aan collega’s die de medewerker tegenspraak bieden of anders gezegd bij de les’ houden. En het ontbreekt  aan adequaat toezicht door leidinggevenden en aan voorzieningen als het ‘vier-ogenprincipe’, functiescheiding en functieroulatie.

Wilt u de tekst van mijn  eerdere blog nog eens teruglezen? Al mijn blogs vindt u op www.integerheuvelland.nl.

De Integriteitsfunctionaris: de schakel tussen top en basis.

De integriteitsfunctionaris die niet mag ontbreken in een integere organisatie.

Inleiding
De integriteitsfunctionaris speelt een sleutelrol in het coördineren en implementeren van het integriteitsbeleid. ik ga in dit blog dieper in op zijn werkzaamheden. Aan actualiteit geen gebrek. De voorbeelden van (niets ) doen met) een melding geeft aan een dergelijke functionaris van het grootste belang is en hoe deze functionaris herkenbaar is in de organisatie. Bij het gaan werken in de organisatie moet er niet alleen een dergelijke functionaris zijn..  maar ook bekend zijn.
Daarom geef ik een aantal suggesties om ervoor te zorgen dat ook de integriteitsfunctionaris goed is ingebed in een integer organisatie.

De eindverantwoordelijkheid voor het integriteitsbeleid ligt weliswaar primair bij het management, maar de integriteitsfunctionaris vervult een zeer belangrijke rol bij het adviseren en ondersteunen van het management en bestuur. Met het aanstellen van een integriteitsfunctionaris maakt de organisatie tevens duidelijk dat het integriteitsbeleid belangrijk vindt en wordt de continuïteit van het thema geborgd.

De integriteitsfunctionaris vervult een taak bij het initiëren en agenderen van het integriteitsbeleid, het opstellen van een beleidsplan en het implementeren en handhaven van dat beleid. En adviseert bij het ontwikkelen, inhuren of inkopen van instrumenten als trainingen, workshops en discussiesessies. De belangrijkste bondgenoot van de integriteitsfunctionaris is het management. Het management is verantwoordelijk voor het voeren van integriteitsbeleid binnen de eigen organisatie.

Randvoorwaarden
Om zijn werk goed te kunnen doen heeft de integriteitsfunctionaris een duidelijke, goed omschreven positie in de organisatie nodig. Hierbij zijn de sleutelwoorden: invloed en onafhankelijkheid.
De integriteitsfunctionaris moet voldoende gezag hebben binnen de organisatie, zowel richting de ambtelijke en bestuurlijke top van de organisatie als richting managers en medewerkers. Tegelijkertijd moet de positie voldoende onafhankelijkheid waarborgen, waardoor de integriteitsfunctionaris een eigenstandige, zo nodig kritische, rol kan vervullen naar het management en naar de organisatie. Een goede beschrijving van de functie is dan ook nodig. Meer weten? Mail me maar (gratis dienstverlening).

Bij voorkeur zit de integriteitsfunctionaris zo dicht mogelijk bij degene die eindverantwoordelijk is, die integriteit in portefeuille heeft. Dit gaat nadrukkelijk verder dan functionele lijnen; het is belangrijk dat de integriteitsfunctionaris rechtstreeks toegang heeft tot de top. Het werk heeft raakvlakken met het werk van een controller in de organisatie. Vandaar dat ik er voor pleit om de integriteitsfunctionaris te clusteren met de controller vanwege aanbestedingen, Bibob, administratieve organisatie etc. Onafhankelijkheid en directe toegang tot de top is dan ook beter geregeld. Clustering maakt een aanstelling in deeltijd mogelijk. Minimaal 0,10 FTE voor kleine organisaties.

Woord vooraf: geen geweten van de organisatie
De integriteitsfunctionaris moet niet de functie van het ‘geweten’ van de organisatie op zich nemen. De integriteit van de organisatie is een verantwoordelijkheid van alle medewerkers van de organisatie, en zeker ook van het management van de organisatie. Aandachtspunt is dus dat de integriteitsfunctionaris ervoor zorgt dat de juiste mensen de juiste verantwoordelijkheden oppakken. De integriteitsfunctionaris moet wel benaderbaar zijn voor alle medewerkers, managers en andere functionarissen die een verantwoordelijkheid hebben met betrekking tot het invulling geven aan integriteitsbeleid binnen de organisatie.

Taken integriteitsfunctionaris
Taken van de integriteitsfunctionaris naast het opstellen, invoeren, uitdragen en actualiseren van een integriteitsbeleidsplan zijn:

• het coördineren van de verschillende deelaspecten van het integriteitsbeleid;
• het ontwikkelen, adviseren over, en op het juiste moment inzetten van integriteitsinstrumenten;
• het verzamelen van kennis en expertise op het gebied van integriteit;
• het leggen van een relatie tussen missie, integriteit, kerntaken en de primaire processen;
• het geven van voorlichting, training en ondersteuning;
• het voorkomen dat de aandacht voor integriteit niet te zeer een project op zichzelf wordt;
• het afstemmen met de functionarissen of afdelingen die een rol spelen in het integriteitsbeleid of de uitvoering hiervan;
• het integraal gevraagd of ongevraagd adviseren en rapporteren aan de ambtelijke en politieke leiding;
• het monitoren of de gemaakte afspraken over integriteit worden nageleefd;
• het centraal aanspreekpunt zijn op integriteitsgebied voor de gehele organisatie en de samenhang zoeken met de vertrouwenspersoon;
• het verkrijgen van totaaloverzicht evenals het bewaken van samenhang en volledigheid;
• het aanspreekpunt zijn bij integriteitsschendingen en meldingen.
• het opstellen van een verantwoordingsrapportage over het gevoerde integriteitsbeleid, bij voorkeur als onderdeel van het jaarverslag bij een gemeente of provincie: paragraaf integriteit of onderdeel van de paragraaf bedrijfsvoering.

Voorwaarden
De voorwaarden voor het adequaat kunnen werken van de integriteitsfunctionaris zijn:

• directe verantwoording aan het management;
• onafhankelijkheid en voldoende bevoegdheden;
• gezag en spin in het web;
• kennisbank en netwerk;
• voldoende middelen.

Taak duidelijk voor iedereen
Management en medewerkers moeten weten welke taken en verantwoordelijkheden de integriteitsfunctionaris heeft. De integriteitsfunctionaris dient zichzelf daarom in de organisatie te presenteren, bijvoorbeeld via een pagina op de intranetsite, via voorlichtingssessies, via de introductiebijeenkomst voor nieuwe medewerkers, via folders, vertrouwenspersoon en de ambtseed-sessie en via het gemeentelijk jaarverslag.

Succesfactoren
De integriteitsfunctionaris moet ervoor zorgen dat hij een factor is waar men niet omheen kan. Een belangrijke succesfactor hierbij is zijn herkenbaarheid in de organisatie. Andere kritische succesfactoren: houd je aan je rol, wees consequent, kordaat en eenduidig, geef concrete en handzame adviezen, geef zaken terug die niet bij je rol horen en zorg voor evenwichtige aandacht van het management voor je taken, professionaliteit, onafhankelijkheid, betrouwbaarheid, toegankelijkheid, authenticiteit (en niet roomser dan de paus zijn, niet veroordelen, niet hameren op de regeltjes, niet moraliseren) en vertrouwelijkheid.

Integer Werven en Selecteren

Ik behandel vandaag het onderwerp integer werven en selecteren, als onderdeel van het integer personeelsbeleid.

Het integer werven en selecteren van personeel
Het werven en selecteren moet op een integere manier plaatsvinden. De volgende normen en waarden rechtvaardigheid, openheid, betrouwbaarheid en zorgvuldigheid staan bij dit onderdeel centraal. Ik kies er nu voor om op hoofdlijnen de punten door te lopen.

Regels

1. Regels voor werving zijn er natuurlijk om vriendjespolitiek en ondoorzichtige procedures te voorkomen.
   Iedereen die aan de functie-eisen voldoet, hoort gelijke kansen te hebben.
   Het bevoordelen van persoonlijke kennissen bij werving en selectie omwille van de vriendschap verdraagt zich niet met de positie van een goed werkgever.

2. Het onderhands vragen, aannemen of het aanbieden c.q. beloven van geld of andere gunsten in ruil voor een aanstelling bij de overheid is streng verboden. Dit geldt in de eerste plaats voor degene die beslist over de eventuele aanstelling van de sollicitant. Ook de sollicitant zelf moet zich onthouden van medewerking hieraan. Wanneer hij dit wel doet of wanneer hij zelfs het initiatief hiertoe neemt, dan maakt hij zich mogelijk schuldig aan omkoping.

Procedureregels voor vacatureplaatsing en werving
Vacatures worden eerst uitsluitend binnen de eigen organisatie (intern) bekendgemaakt.
Dit bevordert interne mobiliteit en de kansen van het zittende personeel op loopbaan-ontwikkeling. Het rechtvaardigheids-principe vraagt om deze procedure. Als dit niet eerst wordt gevolgd kan dat leiden tot het gevoel van onrechtvaardigheid bij de betrokken werknemer. Dat kan vervolgens weer leiden tot niet-integer gedrag zoals we eerder zagen.

Inhuur na ontslag/verbod op draaideurconstructie
Een werknemer die een sleutelpositie inneemt en in zekere mate onmisbaar is voor de organisatie, kan in de verleiding komen deze positie te `verzilveren’ door uit overheidsdienst te treden, zich zelfstandig te vestigen en zich vervolgens weer commercieel te laten inhuren bij diezelfde gemeente, tegen een substantieel hoger tarief dan het salaris waarvoor hij eerst als ambtenaar werkzaam was. Door deze handelwijze wordt al snel de sfeer van vriendjespolitiek, oneerlijke concurrentie of schijn van belangenverstrengeling opgeroepen. Er dient daarom een ‘verbod op de draaideurconstructie’ te worden ingesteld. Dit houdt in dat de werknemer na diens ontslag gedurende een periode van twee jaar niet mag worden ingehuurd.

Voorbereiding integer sollicitatiegesprek

1. Integriteit omvat ook een goede voorbereiding van elke sollicitatie en daarmee een zorgvuldige behandeling van sollicitanten. Zo getuigt het niet van zorgvuldigheid tegenover de sollicitant als wij pas tijdens het sollicitatiegesprek voor de eerste keer ons verdiepen in diens cv.
2. Er dient te worden beschikt over een actuele en correcte functiebeschrijving waarin verantwoordelijkheden, bevoegdheden, risico’s en speelveld zijn aangegeven. Over te behalen resultaten en competenties bestaat geen onduidelijkheid.
3. De vacante functie mag niet te rooskleurig worden geschetst en omvat de werkelijk te verrichten werkzaamheden. De sollicitant wordt vooraf in kennis gesteld van een kwetsbare functie waarbij sprake is van functiescheiding of–roulatie, of een functie waarvoor een medische keuring en/of een psychologisch onderzoek verplicht is gesteld.

Gesprek
Het stellen van vragen naar medische gegevens van de sollicitant, zoals verzuimhistorie en fysieke gesteldheid is onderhevig aan wettelijke beperkingen. De regel is dat dit niet mag.

Tegengaan van discriminatie bij (voor-)selectie

1. Er zijn veel verboden vormen van discriminatie. Naar ras, huidskleur, sekse, leeftijd, et cetera. Er zijn ook indirecte vormen van discriminatie. Zoals de eis tot een maximum aantal jaren werkervaring of de afwijzingsgrond dat men te veel ervaring heeft. Indirect komt dat neer op het discrimineren naar leeftijd. Discriminatie is strafbaar. Uiteraard kan discriminatie bij werving en selectie niet door de beugel.
2. Er worden alleen werving- en selectiebureaus, adviesbureaus en uitzendbureaus ingeschakeld die zich niet schuldig maken aan enige (directe of indirecte) vorm van discriminatie. Dat kan door hen een verklaring te laten ondertekenen dat zij zich distantiëren van dit soort praktijken. Mochten andere marktpartijen hen verzoeken, direct of indirect te discrimineren, dan dienen zij te verklaren dat zij dan niet ingaan op de aanbieding. Niet de markt regeert, maar de integriteit en de rechtstaat.

Integer indiensttredingsbeleid

Instrumenten

1. Bij indiensttreding wordt een Verklaring omtrent het gedrag vereist (VOG) gevraagd. Ook aan ingehuurd personeel zal worden gevraagd een dergelijke verklaring te overleggen. Bij ingehuurd personeel dient daarnaast een ondertekende geheim-houdingsverklaring te worden gevraagd. Voor reguliere aanstellingen is dat namelijk wel geregeld.
2. De nieuwe medewerkers ontvangt na indiensttreding de gedragscode integriteit, formulier voor melding van nevenwerkzaamheden, informatie over de procedure voor het melden van (vermoedelijke) integriteitinbreuken en over (de bereikbaarheid van) de vertrouwenspersoon integriteit (VPI). Door de gedragscode te overhandigen wordt duidelijk gemaakt dat er normen en waarden gelden binnen de organisatie waaraan iedereen zich heeft te houden.
3. Elke nieuwe ambtenaar legt een eed of belofte af, waarin hij zijn ‘goed ambtenaarschap’ persoonlijk tot uiting brengt ten overstaan van de burgemeester.
4. Integriteit zal onderwerp van gesprek zijn in werkoverleggen en periodieke functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken.
5. Daarnaast zal een dilemmatraining integer handelen en een analyse van risico’s en kwetsbaarheden binnen de functie plaatsvinden.

Tot slot
U weet voor vragen of opmerkingen sta ik altijd open. Dat kan via het contactformulier op de website. Het is pro deo dienstverlening.