Integer Heuvelland uitgelegd

Wat behoort tot het vezorgingsgebied van het Integer Heuvelland?

Het Integer Heuvelland verwijst naar het landelijke deel van Limburg ten zuiden van Sittard, waar het landschap enigszins heuvelachtig is, inclusief de tamelijk vlakke plateaus. Bij deze worden het Centraal Plateau, het Plateau van Doenrade en het Plateau van Ubachsberg, alsmede de niet-stedelijke delen van de regio’s Westelijke en Oostelijke Mijnstreek (Parkstad Limburg) meegerekend.

Maatregelen voor een Integere Organisatie

Maatregelen voor een Integere organisatie.

Inleiding
Vandaag behandel ik de maatregelen die een organisatie moet nemen om een integere organisatie te (willen) zijn. De maatregelen zijn geschreven voor gemeenten, op een moment dat de politieke partijen bezig zijn de verkiezingsprogramma’s op te stellen. Wellicht kan dit blog daar een bijdrage aan zijn.

Te treffen maatregelen met een omschrijving van de activiteit getiteld: “Tien over Goud” (als variant op “Tien over Rood”)

Aandacht voor integriteit
Er is een (beknopt) beleidsplan integriteit. Daarin staat vermeld waarom integriteit belangrijk is, welke maatregelen moeten worden genomen, wat het kost en wanneer wat moet worden gerealiseerd. Ook moet worden vastgelegd dat jaarlijks het onderwerp integriteit in de planning- en controlcyclus wordt opgenomen. Zo dient het onderwerp in een paragraaf integriteit van de begroting te worden opgenomen (wat willen we bereiken? en wanneer?). Ook de tussenrapportages zijn een goed middel iets te schrijven over integriteit (waar staan we?).

Als sluitstuk moet in het jaarverslag de paragraaf integriteit worden opgenomen (wat hebben we bereikt? en zijn we tevreden?) Dat laatste is dan weer input voor de volgende begrotingsparagraaf integriteit. Een goed voorbeeld hiervan is de gemeente Winterswijk. U kunt op de website van deze gemeente de desbetreffende stukken raadplegen.

Het verrichten van specifiek onderzoek naar kwetsbare handelingen, functies en processen;
Er is relevante informatie beschikbaar voor een ieder;

Alle geledingen, zowel de ambtelijke als de bestuurlijke en politieke, worden betrokken bij de ontwikkeling, de tussentijdse rapportages en de verantwoording.
Via workshops, in de vorm van dilemmatrainingen, worden de ambtelijke leiding, de ambtenaren (zittend personeel zowel als nieuwkomer) als collegeleden en raadsleden getraind in het onderkennen en afwegen van dilemma’s.

Deelaspecten een integer beleidsadvies, integer personeelsbeleid en werving en selectie worden uitgewerkt in deelnota’s /notities. De deelnota’s worden in samenspraak met personeel en ondernemingsraad opgesteld aan de hand van de output van de dilemmatrainingen. Op deze drie onderwerpen kom ik afzonderlijk terug in afzonderlijke blogs.

Gedragscode
Er is een gedragscode op zowel ambtelijk als bestuurlijk terrein.

Het aanstellen van een integriteitsfunctionaris
Er is een integriteitsfunctionaris in de organisatie aanwezig. Deze taak wordt ondergebracht bij de controller gelet op vele raakvlakken van deze functionaris met dit beleid. Een integriteitsfunctionaris ziet er op toe dat het integriteitsbeleid (op onderdelen) wordt uitgevoerd door personen in de organisatie. Hij heeft een coördinerende rol en zorgt dat anderen beleidsonderdelen uitvoeren.

Het aanstellen van een vertrouwenspersoon integriteit
Er is een vertrouwenspersoon aangesteld. Hij of zij is een vraagbaak voor een ieder in de organisatie op het gebied van integriteit. Hij kan aangeven hoe om te gaan met niet-integer gedrag van anderen of integer gedrag van die functionaris zelf (dilemma’s van het betrokken personeelslid). Hij kan ook inzicht geven in de te voeren procedure bij klokkenluiden. de vertrouwenspersoon kan zowel intern als extern worden belegd. Ik heb de voorkeur voor dat laatste om te voorkomen dat hiërarchische verhoudingen er door heen gaan spelen. Het is dan ook raadzaam hiervoor regels af te spreken.

Inkoop en aanbestedingsbeleid
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is vastgelegd. De regeling wordt jaarlijks getoetst in het kader van de rechtmatigheid. Dat is een standaard-toetsing bij het vaststellen van de getrouwheid van de jaarrekening. Het kan zijn dat er argumenten zijn om af te wijken van 2 of 3 offertes. Laat daarover het college afzonderlijk een besluit nemen en laat de regeling zo opstellen dat dat ook formeel kan.

Beschrijving van processen
De processen zijn beschreven, met name de kwetsbare processen in het kader van een goede AO/IC (administratieve organisatie en interne controle). Dit onderdeel betreft ook procedureregels bij (vermeend) niet-integer gedrag. Ook dit is een standaard-toetsing bij de jaarrekening.

Nevenwerkzaamheden
Er is een regeling voor de verplichte melding van nevenwerkzaamheden. De melding wordt in een actueel overzicht bijgehouden. De meldingen worden gekoppeld aan de openbare besluitvorming . Het is zinvol om bij medewerkers ieder 2 jaar te vragen de nevenwerk-zaamheden te actualiseren.

Openbaar maken beleid en regelingen
Alle gedragscodes en andere regelingen waarin integriteit is opgenomen worden openbaar gemaakt op de website van de gemeente en intranet.

Het beklijven van het beleid
Moet onderdeel zijn en blijven van het management, in samenwerking met de integriteitsfunctionaris. Ook is een speciale taak weggelegd voor de burgemeester. Hij of zij is op grond van de Gemeentewet “hoeder van de integriteit” in de gemeente. Maar ook de introductie van aanspreken en tegenspreken valt hieronder.

Tot slot.
Tot zover de maatregelen die een integere organisatie dichterbij brengen. Garanties zijn er niet. Het is en blijft mensenwerk. Dat is enerzijds de sterke, maar ook de zwakke schakel. En u weet de ketting is zo sterk als de zwakste schakel. Maar als wordt gewerkt aan een duurzaam integriteitsbeleid, met de bovengenoemde tien punten, via een lerende organisatie, dan zijn de voorwaarden voor een integere organisatie wel geschapen.

Mocht u vragen of opmerkingen hebben, stel ze gerust. Ik ben bereikbaar via het contact op deze site. Het betreft pro deo dienstverlening.

Schrijft u ook alleen wat uw bestuurder er van vindt?

Een integer beleidsadvies

Vandaag is het onderwerp het integer handelen bij een beleidsadvies. Het maakt daarbij overigens niet uit of het gaat om een provincie,  een gemeente of het rijk. Dit jaar is er een verkiezing van de Tweede Kamer en volgend jaar is er een gemeenteraadsverkiezing. Dat zijn uitgerekend momenten om stil te staan bij het integer adviseren van politici. U treft daarom hierbij mijn advies/spoorboekje voor de  totstandkoming van een integer advies onder het motto: Schrijft u ook altijd (alleen) op wat de bestuurder ervan vindt?

Bijna dagelijks worden door beleidsambtenaren adviezen geschreven. Waaraan voldoet een goed, integer en integraal advies en welke stappen moeten worden doorlopen?
Hieronder mijn spoorboekje voor een integraal integer beleidsadvies.

Een advies beschrijft:

1. de aanleiding tot het advies;
2. het onderwerp van een advies;
3. de keuzes die kunnen worden gemaakt waarbij aan de orde is:
   – de beleidsvrijheid op basis van de formele wetgeving;
   – de beleidsvrijheid op basis van het collegeprogramma;
   – de theoretische mogelijkheden en de praktische mogelijkheden;
4. diverse overwegingen van ambtelijk en bestuurlijke aard;
5. het uiteindelijke advies.
6. In het advies dienen twee opvattingen neer te worden gelegd:
   1. de opvatting van de ambtenaar (gemotiveerd waarom);
   2. de opvatting van de wethouder/portefeuillehouder, tenzij de bestuurder de opvatting van de ambtenaar deelt. Wel dient dat dan zichtbaar te worden gemaakt in de nota. De opvatting van de bestuurder wordt niet van een ambtelijk commentaar voorzien. De bestuurder dient zich te kunnen herkennen in een deel van de afwegingen van verschillende standpunten die door de ambtenaar zijn geschetst.
7. Ten aanzien van de vakinhoudelijke inbreng van andere afdelingen is er sprake van een integraal advies. De ambtenaar is budgethouder en daarmee verantwoordelijk voor de financiële aspecten, ook al heeft hij of zij overleg gepleegd met de afdeling financiën.
8. Nadat de opvatting van de bestuurder in de nota is verwoord, zal het ambtelijk management geen enkele wijziging in het origineel meer aanbrengen.
9. Indien de ambtenaar niet op een lijn zit met het ambtelijk management dan is het niet zo dat de opvatting van het management voor die van de ambtenaar gaat. De ambtenaar is wel verplicht om die opvattingen op te nemen in het advies maar zal uiteindelijk bij de afweging zijn eigen opvatting tot advies maken.
10. De secretaris van het college is uitsluitend bevoegd om te besluiten of een nota wel of niet rijp is voor beraad in het college en wanneer daartoe het geëigende moment is. Hij zal iets terugleggen in de lijn indien hij vindt dat aan het stuk iets ontbreekt. Met andere woorden hij heeft een indirecte aanvullingsverantwoordelijkheid. Hij is niet bevoegd iets terug te leggen om te proberen een aantal zaken uit de nota te halen.
11. Het is uiteindelijk de ambtenaar die aanvulling op zijn eigen stuk pleegt en dus zelf besluit of iets wel of niet in de nota wordt gewijzigd en pleegt vervolgens weer overleg met de bestuurder voor aanvullend commentaar op zijn al dan niet gewijzigde nota. Dat voorkomt “oude jongens krentenbrood” in de top tussen management en bestuur. Daarnaast motiveert het ook ambtenaren om deugdelijke adviezen op te stellen en geeft het iets aan over de mate waarin ambtenaren serieus worden genomen. Niet de plaats in de organisatie is belangrijk voor het advies maar de brede integere afweging binnen een brede context. Dat past ook prima in een platte gemeentelijke organisatie. Daarbij is de rol van het management een coachende in plaats van een vakinhoudelijke.
12. Als het advies aan de orde is in het college, omdat er kennelijk niet op voorhand overeenstemming is (” op bespreken gezet”) wordt het advies besproken en zo mogelijk/zo nodig wordt besloten af te wijken van het ambtelijk advies. Daarvan wordt melding gemaakt in de B&W-notulen door de secretaris, waarbij wordt ingegaan op het waarom van het contrair gaan. Er wordt ondershands dus geen geagendeerd advies veranderd naar de opvatting van een lid van het college of leden van het college: ook onwelgevallige adviezen worden geagendeerd en daarop wordt een besluit genomen: democratie is niet voor bange mensen en transparantie voorkomt niet-integer gedrag.
13. Als de besluitvorming van het college, naar het oordeel van de ambtenaar of een andere ambtenaar, de toets der kritiek niet kan doorstaan (in strijd met het recht of integer handelen) dan is hij of zij verplicht daarvan terstond rechtstreeks melding te doen bij de commissaris of de burgemeester als integraal coördinator van het bestuurlijk proces en als hoeder van de integriteit. Dit verplicht actief optreden komt in de plaats van de klokkenluidersregeling, in het belang van de lokale democratie.
14. De procedure wordt gevoerd in samenspraak en met steun van de integriteitsfunctionaris. In plaats van bescherming van de klokkenluider aan de achterkant komt er een verplichte meldingsprocedure aan de voorkant. Niet melden is een plichtverzuim.  Dat past binnen het organiseren van tegenspraak en het elkaar aanspreken vanwege vermeende integriteitsschendingen.
15. Loyaliteit gaat niet boven integriteit. Integriteit vraagt wel zorgvuldigheid. Dat betekent dat na besluitvorming, al dan niet via twee instanties en na tussenkomst van de integriteitsprocedure, de bestuurlijke processen zo worden doorlopen als ze zijn afgesproken. Dat betekent dat in het proces de ambtena(a)r(en) daar reageren waar ze (hadden) moeten reageren.
16. Daar waar het bestuurlijk traject wordt doorlopen wordt integer gehandeld. Ambtenaren geven slechts op verzoek van statenleden of raadsleden feitelijke informatie waarbij de (voorlopige) standpunten van het college worden gerespecteerd. Daar wordt dus niet meer ingegaan op andere mogelijkheden. Dat is des politieks om daar op dat moment wel of niet iets van te vinden. De ambtenaar verduidelijkt hooguit verschillende mogelijkheden, waarbij het standpunt van het college wordt verdedigd. Op dat moment gaat loyaliteit boven alles. Het college en ambtenaren spreken na finale afweging in het college, dus na eventuele heroverweging, met één mond. Via de pers wordt dat ook gedaan waarbij een persoonlijke opvatting van een individueel ambtenaar nooit naar buiten zal worden gebracht. Alleen de opvatting van het college is dan nog van belang.
17. Verdere besluitvorming zet zich voort door middel van een voorstel aan provinciale staten of gemeenteraad. Bij de stukken wordt gevoegd het integrale eerdere advies met verschillende opvattingen. Dat betekent dat de staten of de raad bij de ter inzage gelegde stukken kennis kan nemen van de ambtelijke nota.
18. In het bestuursvoorstel zijn alternatieven opgenomen. Een alternatief is niet het niet besluiten tot a, maar een alternatief is te besluiten tot b , waarbij wordt vermeld waarom het college de staten of de gemeenteraad adviseert daartoe niet over te gaan.
19. In ieder raadsvoorstel staan de alternatieven uit het eerder uitgebrachte advies.
20. Als er een aanvullend alternatief ingebracht wordt door de politiek middels een opvatting van een deel van de politiek in een staten- of raadscommissie, dan is de procedure met betrekking tot de totstandkoming van het gewijzigd raadsvoorstel gelijk aan die van de totstandkoming van het eerdere advies (vanaf punt 2 dus).

Integriteit en bestuur gaan best samen.

Integriteit ontstaat waar openheid en een open vizier de regel is. Dan gaat het nog niet vanzelf.

Integriteit is  nooit van zelfsprekend. Wijziging van de cultuur in de organisatie is noodzakelijk. Mensen moeten getraind worden in integriteit. Ook moeten we mensen, al dan niet publiekelijk, bij de les houden. Aanspreken en tegenmacht organiseren hoort daar dus ook bij. Naast regelgeving, functionarissen in de organisatie, (integriteitfunctionaris en meldpunt/vertrouwenspersoon integriteit). Ook een klokkenluidersregeling behoort tot deze toolbox.

Ook het opnemen van het onderwerp integriteit in de planning-en controlcyclus (paragraaf integriteit bij begroting, tussentijdse rapportages en jaarrekening/jaarverslag) biedt de gewenste openheid en de (interne) controletaak van de gemeenteraad of provinciale staten van de provincie. Daarbij is reeds jaren de burgemeester c.q. de commissaris van de koning/de gouverneur hoeder van de integriteit in deze organisaties.

Een goede raad of goede staten roept hen (liefst binnen de procedures en niet bij een vermoedelijk probleem) ter verantwoording. In het belang van de democratie.

Meer weten over integriteit? Bezoek dan mijn website www.integerheuvelland.nl

Boekbespreking Morele Dilemma’s in de boardroom

Boekbespreking  “Morele dilemma’s in de Boardroom”.
Inhoud: Moeilijke keuzes voor bestuurders en commissarissen
Schrijver Prof.dr. Mijntje Lückerath-Rovers
Uitgeverij Mediawerf
ISBN-nummer 9789083296364

Inleiding
Vandaag een blog over een boek dat in het kader van integriteit, niet mag ontbreken in de integriteitsbibliotheek van (gemeente) bestuurders, provinciebestuurders, ministers, (integriteits)managers, toezichthouders, (leden) van de ondernemingsraden en overige medewerkers van een (overheids-)organisatie die willen bijdragen aan een integere organisatie.

Een woord vooraf
In een boekbespreking kan ik alleen met een beknopte inhoudsopgave volstaan en de meest zinvolle  conclusies verwoorden. Het doel van dit blog is immers om de lezer te stimuleren om het boek ter hand te nemen voor nog meer interessante feiten.

Beknopte beschrijving van het boeki
Bij een moreel dilemma kunnen morele normen en belangen met elkaar in conflict komen. Bestuurders en commissarissen moeten daarbij dan ook vaak moeilijke keuzes maken.

Dit boek beschrijft morele oordeelsvorming en morele identiteit. De in het boek gehanteerde handvatten kunnen behulpzaam zijn bij morele dilemma’s in het bestuur van de organisatie. De auteur beschrijft in waargebeurde casussen de soms tegenstrijdige overwegingen die bestuurders en commissarissen bij zo’n moreel dilemma hebben. Het levert boeiende moresprudentie op: verwijzingen naar het gebruik van morele overwegingen of normen bij het nemen van beslissingen bij morele dilemma’s.

De grofmazige inhoud van het boek

1. Morele identiteit en morele oordeelsvorming
   Waaronder naar de letter van de wet of de geest van de wet (RA voorbeeld toeslagenschandaal).
2. Morele oordeelsvorming en corporate governance.
3. Handvatten bij morele oordeelsvorming.
4. Moresprudentie: elf voorbeelden uit de praktijk.
   Waaronder het betalen van losgeld aan hackers door de Universiteit van Maastricht.
5. Onderzoek onder commissarissen naar morele oordeelsvorming

De waarde van het boek
De waarde van het boek is dat het de schrijver een goed inkijkje geeft in de keuzes tussen goed en fout en met name goed en goed. Ook de wijze van totstandkoming van keuzes komt aan de orde. Ondanks dat veelvuldig het begrip boardroom in het boek passeert (wat slaat op de private sector) kan het boek ook gebruikt worden in het publieke domein.

Conclusie
Het boek is niet altijd toegankelijk geschreven. Mensen die geïnteresseerd zijn in het moreel besturen van organisaties kan ik dit boek echter van harte aanbevelen.  Ze is een waardevolle en niet te negeren vraagbaak over morele oordeelsvorming voor bestuurders en commissarissen.
Ondanks de mindere toegankelijkheid (het is geen boek voor anders opgeleide) is mijn eindoordeel: een 8. 3 sterren.

Wilt u de tekst van mijn  eerdere blog nog eens teruglezen? Al mijn blogs vindt u op www.integerheuvelland.nl. Wilt u de tekst via mail toegezonden krijgen of wilt u vragen of opmerkingen stellen, mijn mail-adres is integriteitinhetheuvelland@gmail.com

De schrijver is financieel-econoom en arbeids- en organisatiepsycholoog en hoogleraar aan de Universiteit van Tilburg.