Boekbespreking “
Integriteitsmanagement voor de overheid door Alain Hoekstra.
Korte omschrijving van het boek: Dit boek geeft inzicht in integriteit waarmee organisaties aan de slag kunnen gaan.
Inleiding
Vandaag een blog over een boek dat in het kader van integriteit, niet mag ontbreken in de integriteitsbibliotheek van (gemeente) bestuurders, provinciebestuurders, ministers, (integriteits)managers, toezichthouders, (leden) van de ondernemingsraden en overige medewerkers van een (overheids-)organisatie die willen bijdragen aan een integere organisatie.
Een woord vooraf
In een boekbespreking kan ik alleen met een beknopte inhoudsopgave volstaan en de meest zinvolle conclusies verwoorden. Het doel van dit blog is immers om de lezer te stimuleren om het boek ter hand te nemen voor nog meer interessante feiten.
Beknopte beschrijving van het boek
Integriteit is de kwaliteit van handelen in overeenstemming met de relevante morele waarden en de regels in een organisatie. Door Leo Huberts Het hierboven aangehaalde citaat is een vrije vertaling van een Engelse phrase in het boek
Integriteitsmanagement staat hoog op de agenda bij de overheid. Dit boek biedt overheidsprofessionals een helder en hanteerbaar perspectief op integriteitsmanagement. De auteur geeft aan de hand van theorieën en modellen inzicht in de strategieën en systemen die voor integriteitsbeleid kunnen worden ingezet. Daarnaast biedt hij concrete handvatten en aanbevelingen voor de praktijk.
Waar de aandacht voor integriteit zich aanvankelijk beperkte tot fraude, corruptie en diefstal (materiële integriteit), is dit de laatste jaren steeds sterker gericht op ongewenste omgangsvormen (sociale integriteit).
In Integriteitsmanagement voor de overheid zijn verschillende perspectieven bij elkaar gebracht: voorbeelden uit films, de geschiedenis en de literatuur en korte filosofische uitstapjes plaatsen het thema in een bredere context en zetten aan tot reflectie.
Het boek brengt verschillende aspecten van integriteitsmanagement die daarvoor van belang zijn op overzichtelijke wijze samen. Daarnaast onderscheidt het zich doordat het drie onderdelen samenbrengt: de theorie, het beleid en de praktijk. Enerzijds verschaft het duidelijkheid in het integriteitsbegrip, het integriteitsbeleid, alsmede in de strategieën en systemen die daartoe kunnen worden ingezet. Anderzijds biedt het praktische handvatten en tips voor het ontwikkelen en verbeteren van integriteitsbeleid en -maatregelen in organisaties.
Door de brede scope en opzet van het boek is het geschikt voor onder meer: beleidsmakers, bestuurders, toezichthouders, koepelorganisaties, integriteitsfunctionarissen, vertrouwenspersonen, OR-leden, leidinggevenden, HR-medewerkers en compliance officers. Het boek is primair geschreven voor de overheid, maar ook de private- en zeker de semipublieke sector kan er veel baat bij hebben.
Het boek brengt verschillende thema’s op overzichtelijke wijze samen.
Conclusie
Het boek is toegankelijk geschreven. Mensen die geïnteresseerd zijn in het fenomeen integriteit er er mee aan de slag wil gaan kan ik dit boek van harte aanbevelen. Ze is een waardevolle en niet te negeren vraagbaak.
Mijn eindoordeel is een 9. 3 sterren.
Wilt u de tekst van mijn eerdere blog nog eens teruglezen? Al mijn blogs vindt u op www.integerheuvelland.nl. Wilt u de tekst via mail toegezonden krijgen of wilt u vragen of opmerkingen stellen, mijn mail-adres is integriteitinhetheuvelland@gmail.com
De schrijver is afgestudeerd als bestuurskundige en gepromoveerd aan de Erasmus Universiteit. Als ambtenaar was hij onder andere werkzaam voor het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, het Bureau Integriteitsbevordering Openbare Sector en het Huis voor Klokkenluiders.
EVEN VOORSTELLEN: REIN ANNEMA UIT DOONDER
Voor een groen, sociaal en integer Beekdaelen.
We hebben een interview met Rein Annema. Kandidaat voor het lidmaatschap van de gemeenteraad voor GroenLinks en de Partij van de Arbeid. Hij is de hoogst geplaatste voor het dorp Doenrade. Daarnaast zijn Sjaak Kreukel en Marianne van den Boogaard de andere geplaatste kandidaten.
Kunt u zich even voorstellen?
Ik ben Rein Annema en ben geboren en getogen in Friesland.
Ben getrouwd met Mariette Custers in 1991, die geboren is in Geleen.
Ze zeggen wel eens de uitersten zoeken elkaar. Nu dat wat kwa afstand zeker het geval. We hebben elkaar ontmoet in Dordrecht, dus in het midden van het land.
We zijn getrouwd in ’s-Gravendeel. Die gemeente hebben we gekozen omdat ik bij de gemeente ’s-Gravendeel werkte. Daarvoor was ik een tijdje namens de PvdA raadslid. Overigens was ik toen lid van de gemeenteraad van IJsselham, bij Steenwijk.die uit elf leden bestond. ik was dus lid van de raad van elf; maar dan anders..
In ’s-Gravendeel hield ik vanaf 1986 een dag in het jaar de staf van de Sint vast. Heb daar hele leuke ervaringen mee, maar dat geheel ter zijde. Noem me dan ook sinds 1986 schijnheilige staffunctionaris (vrij naar Toon Hermans).
Na omzwervingen in Dordrecht zijn we in Lichtenvoorde komen wonen.
Daar heb ik het bureau Integriteitszorg de Achterhoek opgericht. Het bureau had zich ten doel gesteld om het integriteitsbeleid in de 10 Achterhoekse gemeenten beter vorm en inhoud te geven. Ik adviseerde ongevraagd deze gemeenten.
In 2022 zijn we in Doenrade komen wonen. Het is er prachtig en de inwoners zijn lief: het is een heel lief dorp.
Ik was niet van plan om in Doenrade achter de geraniums te gaan zitten. Nog daargelaten dat we geen vensterbank hebben in ons verbouwde appartement aan de Vielderweg. Daarom heb ik contact gezocht met de drie instellingen waarvoor ik werkte n de Achterhoek maar ook in Limburg bekend zijn. Alle drie de instellingen konden nog wel iemand gebruiken. Zo werk ik nu als medewerker Thuisadministratie Westelijke Mijnstreek, waarbij ik mensen met schulden help, Ik werk ook voor de Partij van de Arbeid in Beekdaelen (vice-voorzitter, penningmeester en controller) en voor Unicef Parkstad (jeugdvoorlichter op de basisscholen).
KBO Doenrade/Seniorenvereniging Doenrade
Na veel wikken en wegen heb ik ook nog voor de laatste loot gekozen.Ik ben daar secretaris en controller.
Rein is zowel actief bij Groen Links als bij de PvdA. Hij is lid van de auditcommissie namens Groen Links.. Hij is als oud-integriteitsmanager adviseur van de fractie. Hij wil zich inzetten voor een groen, sociaal en integer Beekdaelen. Met name (kinder) armoede gaat hem aan het hart. Hij wil Doenrade verder vergroenen. De geveltuin bij hun huis ziet hij als een goede start voor het verder uitbouwen van beleid op dit onderdeel. Hij schrijft blogs over integriteit op de website www.integerheuvelland.nl
Wat behoort tot het vezorgingsgebied van het Integer Heuvelland?
Het Integer Heuvelland verwijst naar het landelijke deel van Limburg ten zuiden van Sittard, waar het landschap enigszins heuvelachtig is, inclusief de tamelijk vlakke plateaus. Bij deze worden het Centraal Plateau, het Plateau van Doenrade en het Plateau van Ubachsberg, alsmede de niet-stedelijke delen van de regio’s Westelijke en Oostelijke Mijnstreek (Parkstad Limburg) meegerekend.
Maatregelen voor een Integere organisatie.
Inleiding
Vandaag behandel ik de maatregelen die een organisatie moet nemen om een integere organisatie te (willen) zijn. De maatregelen zijn geschreven voor gemeenten, op een moment dat de politieke partijen bezig zijn de verkiezingsprogramma’s op te stellen. Wellicht kan dit blog daar een bijdrage aan zijn.
Te treffen maatregelen met een omschrijving van de activiteit getiteld: “Tien over Goud” (als variant op “Tien over Rood”)
Aandacht voor integriteit
Er is een (beknopt) beleidsplan integriteit. Daarin staat vermeld waarom integriteit belangrijk is, welke maatregelen moeten worden genomen, wat het kost en wanneer wat moet worden gerealiseerd. Ook moet worden vastgelegd dat jaarlijks het onderwerp integriteit in de planning- en controlcyclus wordt opgenomen. Zo dient het onderwerp in een paragraaf integriteit van de begroting te worden opgenomen (wat willen we bereiken? en wanneer?). Ook de tussenrapportages zijn een goed middel iets te schrijven over integriteit (waar staan we?).
Als sluitstuk moet in het jaarverslag de paragraaf integriteit worden opgenomen (wat hebben we bereikt? en zijn we tevreden?) Dat laatste is dan weer input voor de volgende begrotingsparagraaf integriteit. Een goed voorbeeld hiervan is de gemeente Winterswijk. U kunt op de website van deze gemeente de desbetreffende stukken raadplegen.
Het verrichten van specifiek onderzoek naar kwetsbare handelingen, functies en processen;
Er is relevante informatie beschikbaar voor een ieder;
Alle geledingen, zowel de ambtelijke als de bestuurlijke en politieke, worden betrokken bij de ontwikkeling, de tussentijdse rapportages en de verantwoording.
Via workshops, in de vorm van dilemmatrainingen, worden de ambtelijke leiding, de ambtenaren (zittend personeel zowel als nieuwkomer) als collegeleden en raadsleden getraind in het onderkennen en afwegen van dilemma’s.
Deelaspecten een integer beleidsadvies, integer personeelsbeleid en werving en selectie worden uitgewerkt in deelnota’s /notities. De deelnota’s worden in samenspraak met personeel en ondernemingsraad opgesteld aan de hand van de output van de dilemmatrainingen. Op deze drie onderwerpen kom ik afzonderlijk terug in afzonderlijke blogs.
Gedragscode
Er is een gedragscode op zowel ambtelijk als bestuurlijk terrein.
Het aanstellen van een integriteitsfunctionaris
Er is een integriteitsfunctionaris in de organisatie aanwezig. Deze taak wordt ondergebracht bij de controller gelet op vele raakvlakken van deze functionaris met dit beleid. Een integriteitsfunctionaris ziet er op toe dat het integriteitsbeleid (op onderdelen) wordt uitgevoerd door personen in de organisatie. Hij heeft een coördinerende rol en zorgt dat anderen beleidsonderdelen uitvoeren.
Het aanstellen van een vertrouwenspersoon integriteit
Er is een vertrouwenspersoon aangesteld. Hij of zij is een vraagbaak voor een ieder in de organisatie op het gebied van integriteit. Hij kan aangeven hoe om te gaan met niet-integer gedrag van anderen of integer gedrag van die functionaris zelf (dilemma’s van het betrokken personeelslid). Hij kan ook inzicht geven in de te voeren procedure bij klokkenluiden. de vertrouwenspersoon kan zowel intern als extern worden belegd. Ik heb de voorkeur voor dat laatste om te voorkomen dat hiërarchische verhoudingen er door heen gaan spelen. Het is dan ook raadzaam hiervoor regels af te spreken.
Inkoop en aanbestedingsbeleid
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is vastgelegd. De regeling wordt jaarlijks getoetst in het kader van de rechtmatigheid. Dat is een standaard-toetsing bij het vaststellen van de getrouwheid van de jaarrekening. Het kan zijn dat er argumenten zijn om af te wijken van 2 of 3 offertes. Laat daarover het college afzonderlijk een besluit nemen en laat de regeling zo opstellen dat dat ook formeel kan.
Beschrijving van processen
De processen zijn beschreven, met name de kwetsbare processen in het kader van een goede AO/IC (administratieve organisatie en interne controle). Dit onderdeel betreft ook procedureregels bij (vermeend) niet-integer gedrag. Ook dit is een standaard-toetsing bij de jaarrekening.
Nevenwerkzaamheden
Er is een regeling voor de verplichte melding van nevenwerkzaamheden. De melding wordt in een actueel overzicht bijgehouden. De meldingen worden gekoppeld aan de openbare besluitvorming . Het is zinvol om bij medewerkers ieder 2 jaar te vragen de nevenwerk-zaamheden te actualiseren.
Openbaar maken beleid en regelingen
Alle gedragscodes en andere regelingen waarin integriteit is opgenomen worden openbaar gemaakt op de website van de gemeente en intranet.
Het beklijven van het beleid
Moet onderdeel zijn en blijven van het management, in samenwerking met de integriteitsfunctionaris. Ook is een speciale taak weggelegd voor de burgemeester. Hij of zij is op grond van de Gemeentewet “hoeder van de integriteit” in de gemeente. Maar ook de introductie van aanspreken en tegenspreken valt hieronder.
Tot slot.
Tot zover de maatregelen die een integere organisatie dichterbij brengen. Garanties zijn er niet. Het is en blijft mensenwerk. Dat is enerzijds de sterke, maar ook de zwakke schakel. En u weet de ketting is zo sterk als de zwakste schakel. Maar als wordt gewerkt aan een duurzaam integriteitsbeleid, met de bovengenoemde tien punten, via een lerende organisatie, dan zijn de voorwaarden voor een integere organisatie wel geschapen.
Mocht u vragen of opmerkingen hebben, stel ze gerust. Ik ben bereikbaar via het contact op deze site. Het betreft pro deo dienstverlening.
Een integer beleidsadvies
Vandaag is het onderwerp het integer handelen bij een beleidsadvies. Het maakt daarbij overigens niet uit of het gaat om een provincie, een gemeente of het rijk. Dit jaar is er een verkiezing van de Tweede Kamer en volgend jaar is er een gemeenteraadsverkiezing. Dat zijn uitgerekend momenten om stil te staan bij het integer adviseren van politici. U treft daarom hierbij mijn advies/spoorboekje voor de totstandkoming van een integer advies onder het motto: Schrijft u ook altijd (alleen) op wat de bestuurder ervan vindt?
Bijna dagelijks worden door beleidsambtenaren adviezen geschreven. Waaraan voldoet een goed, integer en integraal advies en welke stappen moeten worden doorlopen?
Hieronder mijn spoorboekje voor een integraal integer beleidsadvies.
Een advies beschrijft:
- de aanleiding tot het advies;
- het onderwerp van een advies;
- de keuzes die kunnen worden gemaakt waarbij aan de orde is:
– de beleidsvrijheid op basis van de formele wetgeving;
– de beleidsvrijheid op basis van het collegeprogramma;
– de theoretische mogelijkheden en de praktische mogelijkheden;
- diverse overwegingen van ambtelijk en bestuurlijke aard;
- het uiteindelijke advies.
- In het advies dienen twee opvattingen neer te worden gelegd:
- de opvatting van de ambtenaar (gemotiveerd waarom);
- de opvatting van de wethouder/portefeuillehouder, tenzij de bestuurder de opvatting van de ambtenaar deelt. Wel dient dat dan zichtbaar te worden gemaakt in de nota. De opvatting van de bestuurder wordt niet van een ambtelijk commentaar voorzien. De bestuurder dient zich te kunnen herkennen in een deel van de afwegingen van verschillende standpunten die door de ambtenaar zijn geschetst.
- Ten aanzien van de vakinhoudelijke inbreng van andere afdelingen is er sprake van een integraal advies. De ambtenaar is budgethouder en daarmee verantwoordelijk voor de financiële aspecten, ook al heeft hij of zij overleg gepleegd met de afdeling financiën.
- Nadat de opvatting van de bestuurder in de nota is verwoord, zal het ambtelijk management geen enkele wijziging in het origineel meer aanbrengen.
- Indien de ambtenaar niet op een lijn zit met het ambtelijk management dan is het niet zo dat de opvatting van het management voor die van de ambtenaar gaat. De ambtenaar is wel verplicht om die opvattingen op te nemen in het advies maar zal uiteindelijk bij de afweging zijn eigen opvatting tot advies maken.
- De secretaris van het college is uitsluitend bevoegd om te besluiten of een nota wel of niet rijp is voor beraad in het college en wanneer daartoe het geëigende moment is. Hij zal iets terugleggen in de lijn indien hij vindt dat aan het stuk iets ontbreekt. Met andere woorden hij heeft een indirecte aanvullingsverantwoordelijkheid. Hij is niet bevoegd iets terug te leggen om te proberen een aantal zaken uit de nota te halen.
- Het is uiteindelijk de ambtenaar die aanvulling op zijn eigen stuk pleegt en dus zelf besluit of iets wel of niet in de nota wordt gewijzigd en pleegt vervolgens weer overleg met de bestuurder voor aanvullend commentaar op zijn al dan niet gewijzigde nota. Dat voorkomt “oude jongens krentenbrood” in de top tussen management en bestuur. Daarnaast motiveert het ook ambtenaren om deugdelijke adviezen op te stellen en geeft het iets aan over de mate waarin ambtenaren serieus worden genomen. Niet de plaats in de organisatie is belangrijk voor het advies maar de brede integere afweging binnen een brede context. Dat past ook prima in een platte gemeentelijke organisatie. Daarbij is de rol van het management een coachende in plaats van een vakinhoudelijke.
- Als het advies aan de orde is in het college, omdat er kennelijk niet op voorhand overeenstemming is (” op bespreken gezet”) wordt het advies besproken en zo mogelijk/zo nodig wordt besloten af te wijken van het ambtelijk advies. Daarvan wordt melding gemaakt in de B&W-notulen door de secretaris, waarbij wordt ingegaan op het waarom van het contrair gaan. Er wordt ondershands dus geen geagendeerd advies veranderd naar de opvatting van een lid van het college of leden van het college: ook onwelgevallige adviezen worden geagendeerd en daarop wordt een besluit genomen: democratie is niet voor bange mensen en transparantie voorkomt niet-integer gedrag.
- Als de besluitvorming van het college, naar het oordeel van de ambtenaar of een andere ambtenaar, de toets der kritiek niet kan doorstaan (in strijd met het recht of integer handelen) dan is hij of zij verplicht daarvan terstond rechtstreeks melding te doen bij de commissaris of de burgemeester als integraal coördinator van het bestuurlijk proces en als hoeder van de integriteit. Dit verplicht actief optreden komt in de plaats van de klokkenluidersregeling, in het belang van de lokale democratie.
- De procedure wordt gevoerd in samenspraak en met steun van de integriteitsfunctionaris. In plaats van bescherming van de klokkenluider aan de achterkant komt er een verplichte meldingsprocedure aan de voorkant. Niet melden is een plichtverzuim. Dat past binnen het organiseren van tegenspraak en het elkaar aanspreken vanwege vermeende integriteitsschendingen.
- Loyaliteit gaat niet boven integriteit. Integriteit vraagt wel zorgvuldigheid. Dat betekent dat na besluitvorming, al dan niet via twee instanties en na tussenkomst van de integriteitsprocedure, de bestuurlijke processen zo worden doorlopen als ze zijn afgesproken. Dat betekent dat in het proces de ambtena(a)r(en) daar reageren waar ze (hadden) moeten reageren.
- Daar waar het bestuurlijk traject wordt doorlopen wordt integer gehandeld. Ambtenaren geven slechts op verzoek van statenleden of raadsleden feitelijke informatie waarbij de (voorlopige) standpunten van het college worden gerespecteerd. Daar wordt dus niet meer ingegaan op andere mogelijkheden. Dat is des politieks om daar op dat moment wel of niet iets van te vinden. De ambtenaar verduidelijkt hooguit verschillende mogelijkheden, waarbij het standpunt van het college wordt verdedigd. Op dat moment gaat loyaliteit boven alles. Het college en ambtenaren spreken na finale afweging in het college, dus na eventuele heroverweging, met één mond. Via de pers wordt dat ook gedaan waarbij een persoonlijke opvatting van een individueel ambtenaar nooit naar buiten zal worden gebracht. Alleen de opvatting van het college is dan nog van belang.
- Verdere besluitvorming zet zich voort door middel van een voorstel aan provinciale staten of gemeenteraad. Bij de stukken wordt gevoegd het integrale eerdere advies met verschillende opvattingen. Dat betekent dat de staten of de raad bij de ter inzage gelegde stukken kennis kan nemen van de ambtelijke nota.
- In het bestuursvoorstel zijn alternatieven opgenomen. Een alternatief is niet het niet besluiten tot a, maar een alternatief is te besluiten tot b , waarbij wordt vermeld waarom het college de staten of de gemeenteraad adviseert daartoe niet over te gaan.
- In ieder raadsvoorstel staan de alternatieven uit het eerder uitgebrachte advies.
- Als er een aanvullend alternatief ingebracht wordt door de politiek middels een opvatting van een deel van de politiek in een staten- of raadscommissie, dan is de procedure met betrekking tot de totstandkoming van het gewijzigd raadsvoorstel gelijk aan die van de totstandkoming van het eerdere advies (vanaf punt 2 dus).
