De integriteitsfunctionaris die niet mag ontbreken in een integere organisatie.
Inleiding
De integriteitsfunctionaris speelt een sleutelrol in het coördineren en implementeren van het integriteitsbeleid. ik ga in dit blog dieper in op zijn werkzaamheden. Aan actualiteit geen gebrek. De voorbeelden van (niets ) doen met) een melding geeft aan een dergelijke functionaris van het grootste belang is en hoe deze functionaris herkenbaar is in de organisatie. Bij het gaan werken in de organisatie moet er niet alleen een dergelijke functionaris zijn.. maar ook bekend zijn.
Daarom geef ik een aantal suggesties om ervoor te zorgen dat ook de integriteitsfunctionaris goed is ingebed in een integer organisatie.
De eindverantwoordelijkheid voor het integriteitsbeleid ligt weliswaar primair bij het management, maar de integriteitsfunctionaris vervult een zeer belangrijke rol bij het adviseren en ondersteunen van het management en bestuur. Met het aanstellen van een integriteitsfunctionaris maakt de organisatie tevens duidelijk dat het integriteitsbeleid belangrijk vindt en wordt de continuïteit van het thema geborgd.
De integriteitsfunctionaris vervult een taak bij het initiëren en agenderen van het integriteitsbeleid, het opstellen van een beleidsplan en het implementeren en handhaven van dat beleid. En adviseert bij het ontwikkelen, inhuren of inkopen van instrumenten als trainingen, workshops en discussiesessies. De belangrijkste bondgenoot van de integriteitsfunctionaris is het management. Het management is verantwoordelijk voor het voeren van integriteitsbeleid binnen de eigen organisatie.
Randvoorwaarden
Om zijn werk goed te kunnen doen heeft de integriteitsfunctionaris een duidelijke, goed omschreven positie in de organisatie nodig. Hierbij zijn de sleutelwoorden: invloed en onafhankelijkheid.
De integriteitsfunctionaris moet voldoende gezag hebben binnen de organisatie, zowel richting de ambtelijke en bestuurlijke top van de organisatie als richting managers en medewerkers. Tegelijkertijd moet de positie voldoende onafhankelijkheid waarborgen, waardoor de integriteitsfunctionaris een eigenstandige, zo nodig kritische, rol kan vervullen naar het management en naar de organisatie. Een goede beschrijving van de functie is dan ook nodig. Meer weten? Mail me maar (gratis dienstverlening).
Bij voorkeur zit de integriteitsfunctionaris zo dicht mogelijk bij degene die eindverantwoordelijk is, die integriteit in portefeuille heeft. Dit gaat nadrukkelijk verder dan functionele lijnen; het is belangrijk dat de integriteitsfunctionaris rechtstreeks toegang heeft tot de top. Het werk heeft raakvlakken met het werk van een controller in de organisatie. Vandaar dat ik er voor pleit om de integriteitsfunctionaris te clusteren met de controller vanwege aanbestedingen, Bibob, administratieve organisatie etc. Onafhankelijkheid en directe toegang tot de top is dan ook beter geregeld. Clustering maakt een aanstelling in deeltijd mogelijk. Minimaal 0,10 FTE voor kleine organisaties.
Woord vooraf: geen geweten van de organisatie
De integriteitsfunctionaris moet niet de functie van het ‘geweten’ van de organisatie op zich nemen. De integriteit van de organisatie is een verantwoordelijkheid van alle medewerkers van de organisatie, en zeker ook van het management van de organisatie. Aandachtspunt is dus dat de integriteitsfunctionaris ervoor zorgt dat de juiste mensen de juiste verantwoordelijkheden oppakken. De integriteitsfunctionaris moet wel benaderbaar zijn voor alle medewerkers, managers en andere functionarissen die een verantwoordelijkheid hebben met betrekking tot het invulling geven aan integriteitsbeleid binnen de organisatie.
Taken integriteitsfunctionaris
Taken van de integriteitsfunctionaris naast het opstellen, invoeren, uitdragen en actualiseren van een integriteitsbeleidsplan zijn:
- het coördineren van de verschillende deelaspecten van het integriteitsbeleid;
- het ontwikkelen, adviseren over, en op het juiste moment inzetten van integriteitsinstrumenten;
- het verzamelen van kennis en expertise op het gebied van integriteit;
- het leggen van een relatie tussen missie, integriteit, kerntaken en de primaire processen;
- het geven van voorlichting, training en ondersteuning;
- het voorkomen dat de aandacht voor integriteit niet te zeer een project op zichzelf wordt;
- het afstemmen met de functionarissen of afdelingen die een rol spelen in het integriteitsbeleid of de uitvoering hiervan;
- het integraal gevraagd of ongevraagd adviseren en rapporteren aan de ambtelijke en politieke leiding;
- het monitoren of de gemaakte afspraken over integriteit worden nageleefd;
- het centraal aanspreekpunt zijn op integriteitsgebied voor de gehele organisatie en de samenhang zoeken met de vertrouwenspersoon;
- het verkrijgen van totaaloverzicht evenals het bewaken van samenhang en volledigheid;
- het aanspreekpunt zijn bij integriteitsschendingen en meldingen.
- het opstellen van een verantwoordingsrapportage over het gevoerde integriteitsbeleid, bij voorkeur als onderdeel van het jaarverslag bij een gemeente of provincie: paragraaf integriteit of onderdeel van de paragraaf bedrijfsvoering.
Voorwaarden
De voorwaarden voor het adequaat kunnen werken van de integriteitsfunctionaris zijn:
- directe verantwoording aan het management;
- onafhankelijkheid en voldoende bevoegdheden;
- gezag en spin in het web;
- kennisbank en netwerk;
- voldoende middelen.
Taak duidelijk voor iedereen
Management en medewerkers moeten weten welke taken en verantwoordelijkheden de integriteitsfunctionaris heeft. De integriteitsfunctionaris dient zichzelf daarom in de organisatie te presenteren, bijvoorbeeld via een pagina op de intranetsite, via voorlichtingssessies, via de introductiebijeenkomst voor nieuwe medewerkers, via folders, vertrouwenspersoon en de ambtseed-sessie en via het gemeentelijk jaarverslag.
Succesfactoren
De integriteitsfunctionaris moet ervoor zorgen dat hij een factor is waar men niet omheen kan. Een belangrijke succesfactor hierbij is zijn herkenbaarheid in de organisatie. Andere kritische succesfactoren: houd je aan je rol, wees consequent, kordaat en eenduidig, geef concrete en handzame adviezen, geef zaken terug die niet bij je rol horen en zorg voor evenwichtige aandacht van het management voor je taken, professionaliteit, onafhankelijkheid, betrouwbaarheid, toegankelijkheid, authenticiteit (en niet roomser dan de paus zijn, niet veroordelen, niet hameren op de regeltjes, niet moraliseren) en vertrouwelijkheid.
