Ik beschrijf de maatregelen die noodzakelijk zijn om tot een integer personeelsbeleid (HRM) te komen. 10 maatregelen onder het motto “10 over Goud”. Het onderwerp Integere Werving en Selectie behandel ik in een afzonderlijk blog. De maatregelen zijn geactualiseerd: ook een veilige werkplek en een verbod op seksueel gedrag en handelingen (integriteit van het lichaam) vallen wat mij betreft onder integer personeelsbeleid.
Personeelsbeleid en integriteit: onlosmakelijk met elkaar verbonden
De medewerker moet zijn bevoegdheden, informatie en middelen op een zorgvuldige en verantwoordelijke wijze gebruiken en oog hebben voor de omgang met collega’s en burgers. Hij en het management moeten er voor zorgen dat er een veilige werkvloer is en waar seksueel gedrag en handelingen uit den boze is. De werkgever is daarbij verantwoordelijk voor het voeren van een samenhangend en evenwichtig integriteitsbeleid. Daartoe behoort het zo goed mogelijk in kaart brengen van kwetsbare processen en het zo veel mogelijk wegnemen van integriteitsrisico’s en verleidingen om de ambtenaar te beschermen tegen misstappen. Ook de zorg voor een open, eerlijke en moreel gezonde organisatiecultuur, waarin het mogelijk is om kritiek te uiten, wordt daartoe gerekend. Een integer personeelsbeleid omvat de normen en waarden: rechtvaardigheid, openheid, betrouwbaarheid en zorgvuldigheid.
Personeelsbeleid en integriteit zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De relatie tussen integriteit en HRM kan op twee manieren worden uitgewerkt. In de eerste plaats bestaan er HRM-instrumenten die specifiek gericht zijn op het bevorderen van integriteit zoals het bespreken van integriteit bij indiensttreding, trainingen, functiebeschrijvingen, functiescheiding en -roulatie en regelgeving. Daarnaast is de afgelopen jaren het besef ontstaan dat de wijze waarop de werkgever omgaat met zijn personeel en invulling geeft aan zijn personeelsbeleid van invloed kan zijn op de integriteit van de medewerkers. Het gaat erom dat de reguliere HRM-instrumenten door de werkgever integer worden ingezet. Hierbij kan gedacht worden aan zaken als: beoordeling, beloning, werving en selectie, opleidingsmogelijkheden, veilige werkplek en promotie.
Het hebben en houden van een integere organisatie vereist energie en aandacht. Voortdurende aandacht voor het onderwerp betaalt zich uit. Deze aandacht betekent niet alleen alertheid op mogelijke integriteitsschendingen. Het betekent vooral ook aandacht voor het voorkomen van integriteitsschendingen. De inzet van deze instrumenten vergt tijd. Initiatieven om de integriteit van de organisatie te verbeteren zijn niettemin zeer zinvol. Een integere organisatie is een primaire voorwaarde om goed te kunnen functioneren en om het vertrouwen van de burger in de overheid te behouden. Goed HRM-beleid op dit terrein levert hieraan een essentiële bijdrage.
Zorg voor integriteit is een aspect van goed werkgeverschap. Dat behelst aan de ene kant dat de werkgever goed integriteitsbeleid voert Aan de andere kant behelst het, dat werknemers fair behandeld worden door de werkgever. De (reguliere) personeelsinstrumenten zoals beoordeling, beloning, werving, selectie en opleiding behoren door de werkgever op integere wijze te worden ingezet. De zorgvuldigheid en de belangen van de medewerkers vereisen dit. Ook de organisatie zelf is hierbij gebaat. Een goede werkgever die medewerkers op een faire wijze behandelt en bijvoorbeeld voldoende oog heeft voor eerlijke salariëring, loopbaanontwikkeling, doorgroeimogelijkheden, een open cultuur waarbinnen kritiek kan worden geuit en mensen zich veilig voelen om niet-integer gedrag te bespreken, kortom die zelf het goede voorbeeld geeft, verkleint de kans op niet-integer handelen van medewerkers. Het omgekeerde is ook waar. Het risico dat medewerkers zich minder integer gedragen is hoger als zij hun organisatie minder integer vinden. Diverse onderzoeken wijzen uit dat (de beleving van medewerkers van) het gedrag van leidinggevenden en de organisatie van invloed is op de integriteit van de medewerker. Indien werknemers zich bijvoorbeeld oneerlijk of onrechtvaardig behandeld voelen, dan kan dat leiden tot minder loyaal en niet-integer gedrag.
Belangrijke onderwerpen van integer personeelsbeleid
Integriteit bij indiensttreding
Integriteit begint bij de voordeur. Bij het aantrekken en binnenkomen van een medewerker zijn er een aantal momenten waarop integriteit een rol speelt.
Toetsing sollicitanten
Voor het beleid om een sollicitant te toetsen dient een deelnota werving en selectie opgesteld te worden. Belangrijk hierbij is het overleggen van een verklaring omtrent het gedrag.
Afleggen eed/belofte
Het afleggen van de eed of belofte is een belangrijk moment om het belang van integer ambtelijk handelen te benadrukken. Met het afleggen van de eed of de belofte bevestigt de ambtenaar dat hij zich als een goed ambtenaar zal gedragen. De betekenis van de eed of belofte wordt volgens mij onderstreept als dit op een inspirerende wijze zal plaatsvinden, ten overstaan van de burgemeester.
Onderwerpen die “in het licht staan” van integriteit:
- Integriteit bespreken op vaste contactmomenten
- nevenwerkzaamheden en financiële belangen
- Elkaar aanspreken en tegenspraak organiseren
- Aandacht voor uitstroom en exitgesprekken
- Aandacht voor houding en gedrag van managers en het open deur beleid van managers
Uitwerking maatregelen Integer Personeelsbeleid (10 punten-plan-10 over Goud)
- De ambtenaar legt een eed of belofte af ten overstaan van de Burgemeester, als hoeder van het integriteitsbeleid.
- Het bespreken van integriteitsaspecten tussen leidinggevenden en de ambtenaar in werkoverleggen, afdelingsvergaderingen, functionerings- beoordelings- en exitgesprekken. Als die gesprekken nog niet plaatsvinden dan worden ze alsnog ingesteld.
- Ambtenaren en leidinggevenden volgen dilemmatrainingen, alsmede workshops aanspreken en tegenspreken.
- Er is een startgesprek met een nieuwe ambtenaar en zijn leidinggevende waarbij de onderdelen van het integriteitsbeleid aan de orde komen. Hierbij kan worden gedacht aan het overhandigen van de gedragscode met een toelichting, het introduceren van de vertrouwenspersoon integriteit, het toelichten van de klokkenluidersregeling en het volgen van de trainingen en workshops, ook als het gaat om het voorkomen van seksueel geweld. Van dat laatste wordt altijd melding gemaakt aan het bestuur.
- Functiebeschrijvingen:
geven aan wat wordt verwacht van medewerkers qua taken, werkwijze, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
b. geven inzicht in kwetsbare handelingen die binnen de functies worden verricht.
c. de inhoud van de beschreven functie is actueel en eenieder heeft een exemplaar.
d. geven alle werkzaamheden weer en geven duidelijk de grenzen aan van de bevoegdheden en verantwoordelijkheden. - Ten aanzien van kwetsbare handelingen geldt:
helder moet zijn welke handelingen en functies kwetsbaar zijn
b. dat zij door verschillende medewerkers worden uitgevoerd
c. dat medewerkers van dergelijke functies regelmatig rouleren - Ten aanzien van nevenwerkzaamheden geldt:
het is de ambtenaar verboden om deze te verrichten als door die activiteiten de goede vervulling van de functie of het goed functioneren van de gemeente niet is verzekerd.
b. er is een meldingsgebod: de ambtenaar moet melden, liefst vooraf.
c. een verplichting tot registratie: er wordt geregistreerd en gepubliceerd (middels B&W-besluiten).
d. bij indiensttreding en regulier worden medewerkers er regelmatig op gewezen dat voor deze werkzaamheden toestemming moet worden gevraagd. - Bij integriteitsschendingen wordt altijd opgetreden en geregistreerd. De registratie is beschikbaar voor het management.
- Managers, de secretaris, de griffier, de wethouders en de burgemeester organiseren aanspreken en tegenspraak.
- Managers staan open voor de medewerkers (kwetsbaar opstellen) en slechts in uitzonderingssituaties staat de deur van de kamer van de manager niet open.
Tenslotte
Tot zover het integer personeelsbeleid. Mijn volgend blog gaat over het te voeren integriteitsbeleid op een onderdeel van het personeelsbeleid, een integer wervings- en selectiebeleid zoals ik dat hierboven heb benoemd.
