Maatregelen voor een Integere organisatie.
Inleiding
Vandaag behandel ik de maatregelen die een organisatie moet nemen om een integere organisatie te (willen) zijn. De maatregelen zijn geschreven voor gemeenten, maar je kunt ze ook betrekkelijk simpel vertalen naar het particuliere bedrijfsleven. Dan spreken we al gauw over compliance in plaats van integriteit, maar we bedoelen hetzelfde. Het kan zijn dat bijvoorbeeld de Limburgse gemeenten al (een deel van de) maatregelen hebben doorgevoerd. Men heeft daar samen met de provincie een samenwerkingsverband die gezamenlijk integriteit aanpakt. Mocht u vragen over het beleid van uw woongemeente hebben dan kunt u daarvoor het beste de bestuurder die er over gaat, de hoeder van het integriteitsbeleid de burgemeester daar naar vragen.
Te treffen maatregelen met een omschrijving van de activiteit getiteld: “Tien over Goud” (als variant op “Tien over Rood”)
Aandacht voor integriteit
Er is een (beknopt) beleidsplan integriteit. Daarin staat vermeld waarom integriteit belangrijk is, welke maatregelen moeten worden genomen, wat het kost en wanneer wat moet worden gerealiseerd. Ook moet worden vastgelegd dat jaarlijks het onderwerp integriteit in de planning- en controlcyclus wordt opgenomen. Zo dient het onderwerp in een paragraaf integriteit van de begroting te worden opgenomen (wat willen we bereiken? en wanneer?). Ook de tussenrapportages zijn een goed middel iets te schrijven over integriteit (waar staan we?).
Als sluitstuk moet in het jaarverslag de paragraaf integriteit worden opgenomen (wat hebben we bereikt? en zijn we tevreden?) Dat laatste is dan weer input voor de volgende begrotingsparagraaf integriteit. Een goed voorbeeld hiervan is de gemeente Winterswijk. U kunt op de website van deze gemeente de desbetreffende stukken raadplegen.
Het verrichten van specifiek onderzoek naar kwetsbare handelingen, functies en processen;
Er is relevante informatie beschikbaar voor een ieder;
Alle geledingen, zowel de ambtelijke als de bestuurlijke en politieke, worden betrokken bij de ontwikkeling, de tussentijdse rapportages en de verantwoording.
Via workshops, in de vorm van dilemmatrainingen, worden de ambtelijke leiding, de ambtenaren (zittend personeel zowel als nieuwkomer) als collegeleden en raadsleden getraind in het onderkennen en afwegen van dilemma’s.
Deelaspecten een integer beleidsadvies, integer personeelsbeleid en werving en selectie worden uitgewerkt in deelnota’s /notities. De deelnota’s worden in samenspraak met personeel en ondernemingsraad opgesteld aan de hand van de output van de dilemmatrainingen. Op deze drie onderwerpen kom ik afzonderlijk terug in afzonderlijke blogs.
Gedragscode
Er is een gedragscode op zowel ambtelijk als bestuurlijk terrein.
Het aanstellen van een integriteitsfunctionaris
Er is een integriteitsfunctionaris in de organisatie aanwezig. Deze taak wordt ondergebracht bij de controller gelet op vele raakvlakken van deze functionaris met dit beleid. Een integriteitsfunctionaris ziet er op toe dat het integriteitsbeleid (op onderdelen) wordt uitgevoerd door personen in de organisatie. Hij heeft een coördinerende rol en zorgt dat anderen beleidsonderdelen uitvoeren.
Het aanstellen van een vertrouwenspersoon integriteit
Er is een vertrouwenspersoon aangesteld. Hij of zij is een vraagbaak voor een ieder in de organisatie op het gebied van integriteit. Hij kan aangeven hoe om te gaan met niet-integer gedrag van anderen of integer gedrag van die functionaris zelf (dilemma’s van het betrokken personeelslid). Hij kan ook inzicht geven in de te voeren procedure bij klokkenluiden. de vertrouwenspersoon kan zowel intern als extern worden belegd. Ik heb de voorkeur voor dat laatste om te voorkomen dat hiërarchische verhoudingen er door heen gaan spelen. Het is dan ook raadzaam hiervoor regels af te spreken.
Inkoop en aanbestedingsbeleid
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is vastgelegd. De regeling wordt jaarlijks getoetst in het kader van de rechtmatigheid. Dat is een standaard-toetsing bij het vaststellen van de getrouwheid van de jaarrekening. Het kan zijn dat er argumenten zijn om af te wijken van 2 of 3 offertes. Laat daarover het college afzonderlijk een besluit nemen en laat de regeling zo opstellen dat dat ook formeel kan.
Beschrijving van processen
De processen zijn beschreven, met name de kwetsbare processen in het kader van een goede AO/IC (administratieve organisatie en interne controle). Dit onderdeel betreft ook procedureregels bij (vermeend) niet-integer gedrag. Ook dit is een standaard-toetsing bij de jaarrekening.
Nevenwerkzaamheden
Er is een regeling voor de verplichte melding van nevenwerkzaamheden. De melding wordt in een actueel overzicht bijgehouden. De meldingen worden gekoppeld aan de openbare besluitvorming . Het is zinvol om bij medewerkers ieder 2 jaar te vragen de nevenwerk-zaamheden te actualiseren.
Openbaar maken beleid en regelingen
Alle gedragscodes en andere regelingen waarin integriteit is opgenomen worden openbaar gemaakt op de website van de gemeente en intranet.
Het beklijven van het beleid
Moet onderdeel zijn en blijven van het management, in samenwerking met de integriteitsfunctionaris. Ook is een speciale taak weggelegd voor de burgemeester. Hij of zij is op grond van de Gemeentewet “hoeder van de integriteit” in de gemeente. Maar ook de introductie van aanspreken en tegenspreken valt hieronder.
Tot slot.
Tot zover de maatregelen die een integere organisatie dichterbij brengen. Garanties zijn er niet. Het is en blijft mensenwerk. Dat is enerzijds de sterke, maar ook de zwakke schakel. En u weet de ketting is zo sterk als de zwakste schakel. Maar als wordt gewerkt aan een duurzaam integriteitsbeleid, met de bovengenoemde tien punten, via een lerende organisatie, dan zijn de voorwaarden voor een integere organisatie wel geschapen.
Mocht u vragen of opmerkingen hebben, stel ze gerust. Ik ben bereikbaar via het contactformulier op deze site. Het betreft pro deo dienstverlening.
