Management en integriteit een twee-eenheid.
Inleiding
De eindverantwoordelijkheid voor het integriteitsbeleid ligt primair bij het management. Het management beschikt niet altijd over voldoende tijd, specifieke expertise op het gebied van integriteit en de noodzakelijke onafhankelijkheid om deze verantwoordelijkheid geheel zelfstandig invulling te kunnen geven. De belangrijkste bondgenoot van het management is daarom de integriteitsfunctionaris. Daarover meer in een afzonderlijk blog.
Het management is dus verantwoordelijk voor het voeren van integriteitsbeleid binnen de eigen (ambtelijke) organisatie. Het management vervult natuurlijk ook een voorbeeldfunctie. Managers zijn immers de belangrijkste cultuurdragers. Ook de wijze waarop het management over integriteit communiceert (de ‘tone at the top’) is bepalend voor het succes van het integriteitsbeleid.
Het kan voorkomen dat het management integriteit(sbeleid) niet voldoende prioriteit geeft of niet voldoende middelen beschikbaar stelt om aan dit beleid invulling en uitvoering te geven. Wellicht doordat het in de vooronderstelling leeft dat er feitelijk geen integriteitsprobleem is dat aandacht en actie vergt of doordat het integriteitsbeleid ziet als een schriftelijk stuk, een notitie en niet als iets dat dagelijks aan de orde is en medewerkers rechtstreeks in hun werkzaamheden raakt. Er kunnen vele redenen zijn waarom het management niet als vanzelfsprekend de verantwoordelijkheid voor het integriteitsbeleid oppakt: geen urgentiebesef, ‘we hebben toch al een code’, andere prioriteiten, onvoldoende inzicht in het belang en de betekenis van integriteit voor de organisatie. Dan is bijstelling door het bestuur van de organisatie gewenst.
De rollen en verantwoordelijkheden van het management
Het management is zoals geschreven primair verantwoordelijk voor het integriteitsbeleid van de ambtelijke organisatie. Managers zullen eerst moeten bepalen wat hun visie is op integriteit en integriteitsbeleid. Wat betekent integriteit voor de organisatie? Waar en wanneer speelt integriteit in de organisatie? Wat is het ambitieniveau en hoe bereiken we de doelstellingen? Welke concrete instrumenten zijn er en welke willen we inzetten? Welke keuzes moeten er worden gemaakt en wat zijn hierbij relevante criteria? Het management zal niet alleen het initiatief moeten nemen tot het formuleren van beleid, het zal er ook voor moeten zorgen dat het beleid daadwerkelijk wordt geïmplementeerd en verankerd. En het zal ervoor moeten zorgen dat in de hele organisatie, van hoog tot laag, noodzaak en belang van integriteit doordringen. Dat is dus inclusief de bestuurlijke organisatie. Als “link” is bij gemeenten de driehoek gemeentesecretaris, raadsgriffier en integriteitsfunctionaris daarvoor ingesteld.
Codes, procedures, trainingen, discussies en toezicht gaan daadwerkelijk bijdragen aan de integriteit van de organisatie. Het is echter de cultuur van de organisatie die het gedrag van medewerkers in sterke mate beïnvloedt. Managers zijn de belangrijkste cultuurdragers. In de ogen van de medewerkers bepaalt het gedrag van leidinggevenden de norm: wat een leidinggevende doet biedt in zichzelf een rechtvaardiging voor medewerkers om hetzelfde te doen. Oftewel, medewerkers letten voortdurend op de leiding en het gedrag van de manager wordt niet alleen gadegeslagen en doorverteld, maar dikwijls ook uitvergroot.
Het management zal dus niet alleen zorg moeten dragen voor het beleid, het zal ook zelf het goede voorbeeld moeten geven. Om succesvol integriteitsbeleid te kunnen voeren moet het management in ieder geval:
– Vertellen en laten zien dat het integriteit belangrijk vindt;
– proactief zijn en zelf integriteitszaken of dilemma’s aankaarten of op de agenda zetten;
– voorbeeldgedrag tonen, in daad en woord;
– zich aan afspraken, regels en procedures houden;
– de regels weten te vinden, inhoudelijk kennen en uitdragen;
– oog hebben voor en aansluiten bij (dilemma’s in) de dagelijkse praktijk van medewerkers;
– voorkomen om zelf de schijn tegen te hebben;
– zich kwetsbaar durven opstellen;
– medewerkers en collega-managers aanspreken op hun gedrag;
– verantwoordelijkheid nemen voor de organisatiestructuur en -cultuur;
– toegankelijk zijn (open deur beleid, tijd geven, openstaan voor gesprekken of vragen en dilemma’s);
– een rechte rug hebben en kordaat optreden als het moet,ongeacht rangen en standen;
– voldoende middelen beschikbaar stellen voor integriteitsbeleid (tijd, geld, menskracht, scholing).
Kanttekening
Integriteit heeft in de alledaagse praktijk nog al te vaak een negatieve bijklank.
Meestal komt het vooral ter sprake rondom een incident of een vermoeden daarvan, of wordt integriteit in de eerste plaats opgevat als inperkende of juist zinloze regeldrang. Geen onderwerp waarmee een manager makkelijk kan ‘scoren’ dus. Toch is het van essentieel belang voor het succes van het integriteitsbeleid dat het een punt van frequente aandacht is van het management en dat aansluiting wordt gezocht bij de dagelijkse werkzaamheden van management en medewerkers en hierbij concrete, nuttige hulpmiddelen en ondersteuning worden geboden.
Suggesties voor het management om integriteit tot een succes te maken.
Praktijkvoorbeelden bespreken
Bespreek voorbeelden en vragen van medewerkers en geef een optimaal antwoord of gedragslijn. Ik wijs hierbij op de enorme impact van het voorbeeldgedrag van leidinggevenden. Met goede vragen en voorbeelden wordt de breedte van integriteit in het dagelijkse werk zichtbaar en het belang dat medewerkers hechten aan effectieve sturing. Daarnaast kunnen de managers de boodschap die zij uitdragen in interviews, speeches, artikelen en andere gepubliceerde teksten bespreken. Daarbij kan de zichtbaarheid en consistentie van de boodschap die zij uitdragen en de manier waarop de boodschap door de medewerkers wordt gehoord duidelijk worden.
Onderzoeksresultaten bespreken
Dit kan bijvoorbeeld het jaarverslag of een voortgangsrapportage zijn, of een rapport van de Rekenkamer of de Ombudsman. Ook lenen de resultaten van een onderzoek onder een representatieve steekproef van het werknemersbestand zich hier goed voor. Bevraag de medewerkers op integriteit, het morele klimaat en hun perceptie van het management. Gebruik de resultaten om belangrijke onderwerpen bespreekbaar te maken en onderzoek (of ontwikkel) strategieën om de aandacht voor integriteit te versterken. Een alternatief is het uitvoeren van een kwetsbaarheidsonderzoek of risicoanalyse waarmee de organisatie inzicht krijgt in kwetsbare processen, integriteitsrisico’s, de mate van volwassenheid van het beleid en mogelijke aanbevelingen ter verbetering daarvan.
Incidenten bespreken
Incidenten kunnen worden gebruikt om integriteit op de agenda van de top te krijgen, te bespreken en vervolgens in maandrapportages aan het overige management en in het jaarverslag een totaaloverzicht te bieden. Een nadeel van integriteit via incidenten bespreekbaar maken, is dat het vaak defensieve reacties oproept en dat de nadruk gemakkelijk op het voorkomen van incidenten komt te liggen (negatieve aanpak) in plaats van op het bevorderen van goed gedrag (positieve aanpak). Belangrijke vuistregels bij het leren van incidenten: pas op dat er tijdens managementoverleg bij het bespreken van incidenten naar elkaar wordt gewezen (aanvallen) of dat men zich beperkt tot ‘ach en wee’ roepen en onnodige details uitwisselen (discussie blijft beperkt tot anekdotisch niveau) zonder dat dit tot lessen leidt. Bedenk dat niemand het prettig vindt om onderwerp van roddel te zijn. Productiever is wanneer gegevens worden gebruikt om te vergelijken: dat speelt bij jou, hoe zit het dan bij mij (nadruk ligt dan op bewustwording en leereffecten).
Opleiding en kennisoverdracht
Het management moet inzicht verwerven in hun cruciale rol bij het bevorderen van een sterke integriteitscultuur. Artikelen, rapporten, speeches, krantenberichten, etc. dienen onder de aandacht van het management te komen die laten zien hoe integriteit steeds opnieuw een belangrijke rol speelt in de manier waarop zij hun werk doen. Organiseer workshops waarin het management nadenkt over hun voorbeeldrol (wat houdt die rol concreet in?) en men handvatten krijgt om hieraan invulling te geven.
Best practices bespreken
Managers willen niet zelf steeds het wiel uit hoeven vinden. Laat onderzoeken hoe in andere organisaties het management wordt betrokken bij integriteitsactiviteiten.
Het belang en de betekenis van integriteit communiceren
Om integriteit op een positieve manier onder de aandacht te brengen is het belangrijk om constant, juist ook als er geen incidenten zijn, over belang en betekenis van integriteit te communiceren. Wanneer er een incident is, dan is er bij medewerkers van de organisatie veel aandacht voor integriteit, maar dat is veelal negatieve aandacht: er is iets mis. Het betreft vaak een incident in de letterlijke betekenis van het woord: iets wat niet vaak voorkomt, en vaak meer met misbruik van bevoegdheden of mogelijkheden te maken heeft dan van het eigenlijke gebruik van die mogelijkheden of bevoegdheden zoals dat voor de meeste werknemers tot de dagelijkse praktijk hoort. Veel van de tijd en aandacht van de manager gaan dan zitten in het temperen van geruchten en speculaties. Door alleen dergelijke incidenten aan te grijpen om over integriteit te communiceren, zullen medewerkers integriteit altijd associëren met incidenten. Beter is het om elke gelegenheid aan te grijpen om op enigerlei wijze te communiceren over integriteit. Bij een nieuwe notitie, een nieuwe procedure, bij het uitkomen van het jaarverslag, bij het benoemen van vertrouwenspersonen, of bij het afleggen van de ambtseed ten overstaan van de burgemeester.
Heeft u vragen of opmerkingen? Mail mij gerust. Mijn mailadres kunt u vinden op www.integerheuvelland.nl
